Teamassistenz (d/w/m) Digital Innovation Unit
Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
Ab sofort
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
25.05.2025
Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding
Kennziffer
4714
Entgeltgruppe
E8
Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité
Die Digital Innovation Unit (DIU) wurde 2023 als neuer Arbeitsbereich mit Berichtslinie an den ärztlichen Direktor des Deutschen Herzzentrums der Charité (DHZC) gegründet. Die DIU wird gemeinsam durch Simon Puxbaumer und Prof. Dr. Alexander Meyer, CIO und CMIO des DHZC, geleitet. Die Aufgabe der DIU ist die Exploration und Initiierung der Implementierung digitaler Innovation in der Krankenversorgung - ebenfalls eine enge Begleitung der Projekte "Neubau DHZC" und "Neues KIS". Daneben etabliert die DIU eine "Hospital Data Science Unit", die durch Data-Science-Anwendungen eine Steigerung der operationalen und medizinischen Effektivität klinischer Prozesse ermöglichen wird.
Ihr Einsatzbereich wird sich vor allem auf das Team "KI in der Medizin" beziehen. Es besteht neben einen Kernleitungsteam aus einer wachsenden Anzahl wissenschaftlicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die rund um das Thema forschen.
Die Stelle im Überblick
- Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Tagungen
- Korrespondenz mit allen Projektpartnerinnen und -partner in deutscher sowie englischer Sprache
- Dienstreiseplanung und -organisation
- Veranstaltungsmanagement (Vor- und Nachbearbeitung und Gästebetreuung)
- Drittmittelsachbearbeitung (als Schnittstelle zum Forschungsservice)
- Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe
- Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen)
- Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
- Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen
- Pflege des Intranetauftritts des Forschungsteams
- Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. Dokumentenablage und Raumbuchungen)
Danach suchen wir
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin bzw. Sekretär, Kauffrau bzw. Kaufmann im Gesundheitswesen oder als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann (oder vergleichbar)
- Berufserfahrung als Assistenz oder im Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
- Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point)
- Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen (und idealerweise ebenfalls der englischen Sprache) in Wort und Schrift
- Freundliches, sicheres Auftreten, gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Selbstständiges, engagiertes und zuverlässiges aktives Arbeiten im Team
- Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke sowie Diskretion und Loyalität
Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 25.05.2025
- Kennziffer: 4714
Bewerbung
An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.
Jetzt unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich gern an:
Anja Firsching
Referentin des CMIO - DHZC
anja.firsching@charite.de
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.