Teamassistenz (d/w/m) Digital Innovation Unit

Charite IT Motiv 3 - Projekte mit Sinn, die in Berlin den Unterschied machen.

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Arbeitszeit
Vollzeit

Eintrittsdatum
Ab sofort

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
25.05.2025

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Jobcode
4714

Entgeltgruppe
E8

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Die Digital Innovation Unit (DIU) wurde 2023 als neuer Arbeitsbereich mit Berichtslinie an den ärztlichen Direktor des Deutschen Herzzentrums der Charité (DHZC) gegründet. Die DIU wird gemeinsam durch Simon Puxbaumer und Prof. Dr. Alexander Meyer, CIO und CMIO des DHZC, geleitet. Die Aufgabe der DIU ist die Exploration und Initiierung der Implementierung digitaler Innovation in der Krankenversorgung - ebenfalls eine enge Begleitung der Projekte "Neubau DHZC" und "Neues KIS". Daneben etabliert die DIU eine "Hospital Data Science Unit", die durch Data-Science-Anwendungen eine Steigerung der operationalen und medizinischen Effektivität klinischer Prozesse ermöglichen wird.

Ihr Einsatzbereich wird sich vor allem auf das Team "KI in der Medizin" beziehen. Es besteht neben einen Kernleitungsteam aus einer wachsenden Anzahl wissenschaftlicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die rund um das Thema forschen.

Die Stelle im Überblick

Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Tagungen
Korrespondenz mit allen Projektpartnerinnen und -partner in deutscher sowie englischer Sprache
Dienstreiseplanung und -organisation
Veranstaltungsmanagement (Vor- und Nachbearbeitung und Gästebetreuung)
Drittmittelsachbearbeitung (als Schnittstelle zum Forschungsservice)
Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe
Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen)
Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen
Pflege des Intranetauftritts des Forschungsteams
Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. Dokumentenablage und Raumbuchungen)

Danach suchen wir

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin bzw. Sekretär, Kauffrau bzw. Kaufmann im Gesundheitswesen oder als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann (oder vergleichbar)
Berufserfahrung als Assistenz oder im Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point)
Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert
Sehr gute Kenntnisse der deutschen (und idealerweise ebenfalls der englischen Sprache) in Wort und Schrift
Freundliches, sicheres Auftreten, gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
Selbstständiges, engagiertes und zuverlässiges aktives Arbeiten im Team
Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke sowie Diskretion und Loyalität

Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Die Bewerbungsfrist endet am: 25.05.2025
Kennziffer: 4714

Application

Everyone is welcome at the Charité, regardless of age, religion, gender, gender identity, sexual orientation, nationality, disability, ethnic or social background. We are committed to equal opportunities and inclusion.

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Bei Fragen wenden Sie sich gern an:

Anja Firsching
Referentin des CMIO - DHZC
anja.firsching@charite.de

Benefits and services

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Frequently asked questions

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

More information

Data protection information

The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.

Additional information

Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.