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Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie

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Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie

Fachgebiet
Immunologie

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Arbeitszeit
Vollzeit

Eintrittsdatum
Ab sofort

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
10.03.2025

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer
4295

Entgeltgruppe
E9a

 

Das Institut für Medizinische Immunologie (IMI) mit dem Schwerpunkt klinisch translationale Forschung und Patientenversorgung bietet ein diverses Umfeld aus Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftlern und Fachärztinnen / Fachärzten unterschiedlicher Disziplinen, MFA und Study Nurses. Geforscht wird in nationalen und internationalen Projekten in mehreren dem Institut zugeordneten Forschungsgruppen. Das Institut beteiligt sich an der Lehre insbesondere im Modellstudiengang Medizin. https://immunologie.charite.de

Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Institutssekretariates, insbesondere die Unterstützung der Institutsleitung im operativen Bereich.

Die Stelle im Überblick

  • Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch / Verwaltung von Postein- und -ausgang
  • Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen und Terminen
  • Koordination der Lehrplanung
  • Mithilfe bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung
  • Kommunikationszentrale für interne / externe sowie nationale / internationale Kontakte des Instituts
  • Büromaterialbeschaffung und -verwaltung sowie Wartung der Bürogeräte
  • Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege
  • Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts 
  • Veranstaltungsmanagement bei nationalen und internationalen Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen und Seminarreihen
  • Budgetverwaltung und Kontrolle von universitären Forschungsmitteln und Spendenkonten

Danach suchen wir

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder vergleichbare Qualifikation (Bachelor oder Master) von Vorteil
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Hohe Eigenständigkeit und die Fähigkeit, proaktiv mitzuarbeiten und Lösungen zu entwickeln
  • Strukturierte Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit
  • Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit mit der Fähigkeit, in verschiedenen Kontexten klar und effizient zu kommunizieren
  • Erfahrung im Projekt- und Veranstaltungsmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
  • Sehr gute Kenntnisse der MS Officeanwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen wünschenswert
  • Professionelles, zuvorkommendes und gepflegtes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen auch in stressigen und herausfordernden Situationen

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9a / E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden 
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am 10.03.2025
  • Kennziffer 4295

Bewerbung

 

Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Dr. Svenja Rühland

svenja.ruehland@charite.de 

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

 

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

 

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

 

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.