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Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie

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Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie

Specialty
Immunology

Charite Kampagne 1350x900 17 Entdeckung 2
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Work time
full-time

Start date
Ab sofort

Employment period
unlimited

Application deadline
10.03.2025

Deployment location Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Jobcode
4295

Salary group
E9a

 

Das Institut für Medizinische Immunologie (IMI) mit dem Schwerpunkt klinisch translationale Forschung und Patientenversorgung bietet ein diverses Umfeld aus Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftlern und Fachärztinnen / Fachärzten unterschiedlicher Disziplinen, MFA und Study Nurses. Geforscht wird in nationalen und internationalen Projekten in mehreren dem Institut zugeordneten Forschungsgruppen. Das Institut beteiligt sich an der Lehre insbesondere im Modellstudiengang Medizin. https://immunologie.charite.de

Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Institutssekretariates, insbesondere die Unterstützung der Institutsleitung im operativen Bereich.

Die Stelle im Überblick

  • Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch / Verwaltung von Postein- und -ausgang
  • Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen und Terminen
  • Koordination der Lehrplanung
  • Mithilfe bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung
  • Kommunikationszentrale für interne / externe sowie nationale / internationale Kontakte des Instituts
  • Büromaterialbeschaffung und -verwaltung sowie Wartung der Bürogeräte
  • Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege
  • Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts 
  • Veranstaltungsmanagement bei nationalen und internationalen Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen und Seminarreihen
  • Budgetverwaltung und Kontrolle von universitären Forschungsmitteln und Spendenkonten

Danach suchen wir

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder vergleichbare Qualifikation (Bachelor oder Master) von Vorteil
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Hohe Eigenständigkeit und die Fähigkeit, proaktiv mitzuarbeiten und Lösungen zu entwickeln
  • Strukturierte Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit
  • Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit mit der Fähigkeit, in verschiedenen Kontexten klar und effizient zu kommunizieren
  • Erfahrung im Projekt- und Veranstaltungsmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
  • Sehr gute Kenntnisse der MS Officeanwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen wünschenswert
  • Professionelles, zuvorkommendes und gepflegtes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen auch in stressigen und herausfordernden Situationen

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9a / E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden 
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am 10.03.2025
  • Kennziffer 4295

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Dr. Svenja Rühland

svenja.ruehland@charite.de 

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The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.

Additional information

Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.