Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m)
Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
Ab sofort
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
28.02.2025
Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte
Kennziffer
4282
Entgeltgruppe
E8
Arbeiten an der Charité
Als Assistenz der Pflegedirektion (m/w/d) der Charité sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin, das Team der Pflegedirektion und den Führungskräften der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit mit Tatkraft, Professionalität und Empathie. Wir sind ein innovatives, motiviertes und offenes Team. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und der Fähigkeit zum Priorisieren behalten Sie trotz herausfordernder Themenvielfalt stets den Überblick und freuen sich ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung im pflegerischen Bereich.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Die Stelle im Überblick
- Zentrale Ansprechstelle für das Team der Pflegedirektion
- Selbstständige Korrespondenz zu vielfältigen Themen der Pflegedirektion
- Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
- Übernahme von Teilprojekten und Zuarbeit in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion
- Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)
- Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen)
- Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe)
- Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge)
- Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
- Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter
- Personalverantwortung gegenüber Auszubildenden
- Pflege des Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes
Danach suchen wir
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
- Berufserfahrung als Assistenz oder Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
- Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
- Freundliches und sicheres Auftreten
- Selbstständiges und aktives Arbeiten im Team
- Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Diskretion und Loyalität
- Engagierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Selbstverständnis als Dienstleisterin / Dienstleiter
- Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit beträgt 38,5 Wochenstunden
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 28.02.2025
- Kennziffer: 4282
Bewerbung
Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Franziska Landgraf
030 - 450 577122
sekretariat.pflegedirektion@charite.de
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.