Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m)
Work time
full-time
Start date
Ab sofort
Employment period
unlimited
Application deadline
28.02.2025
Deployment location Charité
Campus Charité Mitte
Jobcode
4282
Salary group
E8
Arbeiten an der Charité
Als Assistenz der Pflegedirektion (m/w/d) der Charité sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin, das Team der Pflegedirektion und den Führungskräften der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit mit Tatkraft, Professionalität und Empathie. Wir sind ein innovatives, motiviertes und offenes Team. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und der Fähigkeit zum Priorisieren behalten Sie trotz herausfordernder Themenvielfalt stets den Überblick und freuen sich ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung im pflegerischen Bereich.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Die Stelle im Überblick
- Zentrale Ansprechstelle für das Team der Pflegedirektion
- Selbstständige Korrespondenz zu vielfältigen Themen der Pflegedirektion
- Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
- Übernahme von Teilprojekten und Zuarbeit in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion
- Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)
- Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen)
- Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe)
- Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge)
- Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
- Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter
- Personalverantwortung gegenüber Auszubildenden
- Pflege des Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes
Danach suchen wir
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
- Berufserfahrung als Assistenz oder Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
- Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
- Freundliches und sicheres Auftreten
- Selbstständiges und aktives Arbeiten im Team
- Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Diskretion und Loyalität
- Engagierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Selbstverständnis als Dienstleisterin / Dienstleiter
- Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit beträgt 38,5 Wochenstunden
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 28.02.2025
- Kennziffer: 4282
Application
Apply using our online tool and become part of the Charité.
Apply nowBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Franziska Landgraf
030 - 450 577122
sekretariat.pflegedirektion@charite.de
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Data protection information
The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.