Assistentin / Assistent (d/w/m) Vorstand Personal und Pflege
Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
ab sofort
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
03.01.2025
Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte
Kennziffer
4023
Entgeltgruppe
E9b
Arbeiten an der Charité
Der Vorstandsbereich Personal und Pflege vereint die beiden großen Bereiche Personal und Pflege und verschiedene Stabs- und Expertenstellen. Das Vorstandsbüro ist Anlaufpunkt für Belange von internen und externen Kommunikationspartnern. Die hohe Anzahl an unterschiedlichen Themenkomplexen erfordert ein außergewöhnliches Organisationsgeschick und bietet ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum. Das Team des Vorstandsbüros Personal und Pflege besteht aus 2 Assistenz- und einer Position einer Referentin / eines Referenten.
Die Stelle im Überblick
Ihr Aufgabengebiet umfasst im wesentlichen Assistenzaufgaben auf Vorstandsebene, aber auch allgemeine Verwaltungsarbeiten und hat eine wichtige Schnittstellen- und Ansprechpartnerfunktion.
Zu den Verantwortlichkeiten gehören insbesondere das Terminmanagement, die Koordination und Priorisierung von Vorstandsaufträgen, Informationsflüssen und Prüfung von internen und externen Anfragen.
Im Detail erwarten Sie die folgenden Aufgabenbereiche:
- Terminmanagement - Sie koordinieren teils sehr komplexe Termine mit einem hohen Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit; dazu gehören auch die Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung von Unterlagen, Terminbegleitung/Protokollierung)
- Sie übernehmen die Bürokoordination inkl. Reiseplanung, Raumbuchung, Bewirtung
- Sie managen Aufgaben und Informationen eigenständig, halten aktuelle Aufgaben nach und priorisieren diese
- Sie übernehmen Verantwortung insbesondere bei der internen und externen Repräsentation der Charité gegenüber verschiedenen Stakeholdern
- Sie arbeiten diverse Projektthemen, sowohl in der Zuarbeit als auch in der Unterstützung
- Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen bzw. Projekten
Danach suchen wir
-
Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch Flexibilität aus und haben Spaß am Koordinieren verschiedener Aufgabengebiete.
-
Sie sind motiviert, übernehmen gern die Verantwortung für die Ihnen übertragenen Aufgaben und arbeiten sich gern in neue Themengebiete ein
- Sie arbeiten gerne mit Menschen und begegnen Ihnen freundlich und respektvoll
Für uns sind folgende Kenntnisse und Kompetenzen wichtig:
- Sie verfügen über eine mehrjährige Erfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld (Vorstands- bzw. Geschäftsleitungsebene), idealerweise im medizinischen oder universitären Kontext gern auch mit Bezug zu Abläufen der Personalverwaltung
- Sie arbeiten eigenständig und verfügen über ein analytisches Denkvermögen
- Schnelle und effektive Priorisierung von Aufgaben, analytische Zielorientierung und sehr gute Problemlösungskompetenz bei großem Zeitdruck gehören zu Ihren Stärken
- Sie bringen sehr gute Kenntnisse von MS Office 365 (vorrangig: Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) mit, Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil
- Offenheit und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete und Aneignung neuer Arbeitsweisen sind für Sie selbstverständlich
- Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift, verfügen darüber hinaus über gute Englischkenntnisse
- Sie zeichnen Sie aus durch ausgeprägte Sozialkompetenz, sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen
- Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Loyalität, Flexibilität runden Ihr Profil ab
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Stunden (ab 01.01.2025).
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 03.01.2025
- Kennziffer: 4023
Bewerbung
Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
jennifer.herrgesell@charite.de
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.