Assistentin / Assistent (d/w/m) Vorstand Personal und Pflege
Work time
full-time
Start date
ab sofort
Employment period
unlimited
Application deadline
03.01.2025
Deployment location Charité
Campus Charité Mitte
Jobcode
4023
Salary group
E9b
Arbeiten an der Charité
Der Vorstandsbereich Personal und Pflege vereint die beiden großen Bereiche Personal und Pflege und verschiedene Stabs- und Expertenstellen. Das Vorstandsbüro ist Anlaufpunkt für Belange von internen und externen Kommunikationspartnern. Die hohe Anzahl an unterschiedlichen Themenkomplexen erfordert ein außergewöhnliches Organisationsgeschick und bietet ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum. Das Team des Vorstandsbüros Personal und Pflege besteht aus 2 Assistenz- und einer Position einer Referentin / eines Referenten.
Die Stelle im Überblick
Ihr Aufgabengebiet umfasst im wesentlichen Assistenzaufgaben auf Vorstandsebene, aber auch allgemeine Verwaltungsarbeiten und hat eine wichtige Schnittstellen- und Ansprechpartnerfunktion.
Zu den Verantwortlichkeiten gehören insbesondere das Terminmanagement, die Koordination und Priorisierung von Vorstandsaufträgen, Informationsflüssen und Prüfung von internen und externen Anfragen.
Im Detail erwarten Sie die folgenden Aufgabenbereiche:
- Terminmanagement - Sie koordinieren teils sehr komplexe Termine mit einem hohen Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit; dazu gehören auch die Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung von Unterlagen, Terminbegleitung/Protokollierung)
- Sie übernehmen die Bürokoordination inkl. Reiseplanung, Raumbuchung, Bewirtung
- Sie managen Aufgaben und Informationen eigenständig, halten aktuelle Aufgaben nach und priorisieren diese
- Sie übernehmen Verantwortung insbesondere bei der internen und externen Repräsentation der Charité gegenüber verschiedenen Stakeholdern
- Sie arbeiten diverse Projektthemen, sowohl in der Zuarbeit als auch in der Unterstützung
- Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen bzw. Projekten
Danach suchen wir
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Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch Flexibilität aus und haben Spaß am Koordinieren verschiedener Aufgabengebiete.
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Sie sind motiviert, übernehmen gern die Verantwortung für die Ihnen übertragenen Aufgaben und arbeiten sich gern in neue Themengebiete ein
- Sie arbeiten gerne mit Menschen und begegnen Ihnen freundlich und respektvoll
Für uns sind folgende Kenntnisse und Kompetenzen wichtig:
- Sie verfügen über eine mehrjährige Erfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld (Vorstands- bzw. Geschäftsleitungsebene), idealerweise im medizinischen oder universitären Kontext gern auch mit Bezug zu Abläufen der Personalverwaltung
- Sie arbeiten eigenständig und verfügen über ein analytisches Denkvermögen
- Schnelle und effektive Priorisierung von Aufgaben, analytische Zielorientierung und sehr gute Problemlösungskompetenz bei großem Zeitdruck gehören zu Ihren Stärken
- Sie bringen sehr gute Kenntnisse von MS Office 365 (vorrangig: Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) mit, Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil
- Offenheit und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete und Aneignung neuer Arbeitsweisen sind für Sie selbstverständlich
- Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift, verfügen darüber hinaus über gute Englischkenntnisse
- Sie zeichnen Sie aus durch ausgeprägte Sozialkompetenz, sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen
- Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Loyalität, Flexibilität runden Ihr Profil ab
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Stunden (ab 01.01.2025).
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 03.01.2025
- Kennziffer: 4023
Application
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jennifer.herrgesell@charite.de
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The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.