Assistentin / Assistent der Direktion (d/w/m) Medizinische Bibliothek
Arbeitszeit
Teilzeit, Vollzeit
Eintrittsdatum
ab sofort
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
08.12.2024
Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding
Kennziffer
3929
Entgeltgruppe
E9b
Arbeiten an der Charité
Die Medizinische Bibliothek ist die zentrale Serviceeinrichtung der Charité für die Beschaffung und Bereitstellung von Literatur und Informationen, überwiegend in elektronischer Form und bietet Arbeitsplätze an drei Standorten. Sie unterstützt Forschende, Studierende und Lehrende, Krankenversorgung und Verwaltung bei der effizienten und unabhängigen Nutzung und Verbreitung von Informationen.
Wir engagieren uns in den Bereichen Informationskompetenzförderung und Open-Access-Infrastruktur- und Publikationsdienste und sind motiviert, weitere Services im Bereich Open Science aufzubauen. Die Medizinische Bibliothek ist Mitgründerin und -betreiberin von Berlin Universities Publishing (BerlinUP), dem Open-Access-Verlag des Exzellenzverbundes Berlin University Alliance.
Die Stelle im Überblick
Ihre Aufgaben als Assistenz der Bibliotheksleitung:
- Büroorganisation und Koordination: Sie übernehmen die Leitung des Büros und koordinieren eigenständig Termine, Veranstaltungen und Meetings – von der Vorbereitung bis hin zur Nachbereitung.
- Bearbeitung komplexer Sachverhalte: Sie bereiten komplexe Themen auf zur effizienten Weiterverarbeitung durch das Team. Dabei koordinieren Sie auch Zuarbeiten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
- Kommunikation und Protokollführung: Sie sind Ansprechperson für interne und externe Partner und führen Protokolle bei Besprechungen und Veranstaltungen.
- Berichtswesen und Statistik: Sie erstellen Statistiken, Berichte und Dokumentationen, die für die Bibliotheksleitung und andere Stakeholder von Bedeutung sind.
- Beschaffungsmanagement: Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation von Beschaffungsvorgängen und sorgen dafür, dass alle Schritte gut abgestimmt sind.
- Projektmanagement: Sie wirken aktiv an Projekten mit, unterstützen bei der Planung und begleiten die Umsetzung bis zum Abschluss.
- Personaladministration: Sie entlasten die Leitung bei der Personalverwaltung, unterstützen bei Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren und tragen zur effizienten Organisation des Personaleinsatzes bei.
- Abwesenheitsmanagement: Sie kümmern sich um die PEP-Dokumentation von An- und Abwesenheiten und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in der Personalplanung.
- Fort- und Weiterbildung: Sie koordinieren Fort- und Weiterbildungen sowie Dienstreisen und kümmern sich um die Abrechnung.
- Öffentlichkeitsarbeit und Webgestaltung: Sie unterstützen bei der regelmäßigen Aktualisierung und Gestaltung des Webauftritts der Medizinischen Bibliothek und erstellen Präsentationen sowie Informationsmaterialien für interne und externe Zwecke.
Danach suchen wir
- Abgeschlossenes Studium (Bachelor) im Bereich Bibliotheks-/ Informationswissenschaft oder in den Bereichen Verwaltung, Management, Wirtschaft oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement/ Leitungsassistenz
- Kenntnisse gängiger Verwaltungsvorgaben und Haushaltsvorschriften
- Erfahrung im Bereich Personalverwaltung, Stellenbesetzungsverfahren von Vorteil
- Kenntnisse des Beschaffungsrechts
- Kenntnisse der Arbeitsgebiete und Geschäftsgänge wissenschaftlicher Bibliotheken von Vorteil
- Erfahrung in der Arbeit mit einem Contentmanagementsystem (bevorzugt TYPO3) von Vorteil
- Sichere Beherrschung von Standard-Bürokommunikationssoftware (insbesondere erweiterte Microsoft Excel-Kenntnisse)
- Gute Kenntnisse gängiger Internetanwendungen
- Befähigung zum selbstständigen Arbeiten sowie Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Servicebewusstsein
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit ist in Teilzeit und Vollzeit bis zu 39 (ab 01.01.2025 38,5) Stunden möglich
- Die Bewerbungsfrist endet am: 08.12.2024
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Bewerbung
Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Ursula Flitner
450 576 261
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.