Assistentin / Assistent der Direktion (d/w/m) Medizinische Bibliothek
Work time
part-time, full-time
Start date
ab sofort
Employment period
unlimited
Application deadline
08.12.2024
Deployment location Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding
Jobcode
3929
Salary group
E9b
Arbeiten an der Charité
Die Medizinische Bibliothek ist die zentrale Serviceeinrichtung der Charité für die Beschaffung und Bereitstellung von Literatur und Informationen, überwiegend in elektronischer Form und bietet Arbeitsplätze an drei Standorten. Sie unterstützt Forschende, Studierende und Lehrende, Krankenversorgung und Verwaltung bei der effizienten und unabhängigen Nutzung und Verbreitung von Informationen.
Wir engagieren uns in den Bereichen Informationskompetenzförderung und Open-Access-Infrastruktur- und Publikationsdienste und sind motiviert, weitere Services im Bereich Open Science aufzubauen. Die Medizinische Bibliothek ist Mitgründerin und -betreiberin von Berlin Universities Publishing (BerlinUP), dem Open-Access-Verlag des Exzellenzverbundes Berlin University Alliance.
Die Stelle im Überblick
Ihre Aufgaben als Assistenz der Bibliotheksleitung:
- Büroorganisation und Koordination: Sie übernehmen die Leitung des Büros und koordinieren eigenständig Termine, Veranstaltungen und Meetings – von der Vorbereitung bis hin zur Nachbereitung.
- Bearbeitung komplexer Sachverhalte: Sie bereiten komplexe Themen auf zur effizienten Weiterverarbeitung durch das Team. Dabei koordinieren Sie auch Zuarbeiten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
- Kommunikation und Protokollführung: Sie sind Ansprechperson für interne und externe Partner und führen Protokolle bei Besprechungen und Veranstaltungen.
- Berichtswesen und Statistik: Sie erstellen Statistiken, Berichte und Dokumentationen, die für die Bibliotheksleitung und andere Stakeholder von Bedeutung sind.
- Beschaffungsmanagement: Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation von Beschaffungsvorgängen und sorgen dafür, dass alle Schritte gut abgestimmt sind.
- Projektmanagement: Sie wirken aktiv an Projekten mit, unterstützen bei der Planung und begleiten die Umsetzung bis zum Abschluss.
- Personaladministration: Sie entlasten die Leitung bei der Personalverwaltung, unterstützen bei Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren und tragen zur effizienten Organisation des Personaleinsatzes bei.
- Abwesenheitsmanagement: Sie kümmern sich um die PEP-Dokumentation von An- und Abwesenheiten und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in der Personalplanung.
- Fort- und Weiterbildung: Sie koordinieren Fort- und Weiterbildungen sowie Dienstreisen und kümmern sich um die Abrechnung.
- Öffentlichkeitsarbeit und Webgestaltung: Sie unterstützen bei der regelmäßigen Aktualisierung und Gestaltung des Webauftritts der Medizinischen Bibliothek und erstellen Präsentationen sowie Informationsmaterialien für interne und externe Zwecke.
Danach suchen wir
- Abgeschlossenes Studium (Bachelor) im Bereich Bibliotheks-/ Informationswissenschaft oder in den Bereichen Verwaltung, Management, Wirtschaft oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement/ Leitungsassistenz
- Kenntnisse gängiger Verwaltungsvorgaben und Haushaltsvorschriften
- Erfahrung im Bereich Personalverwaltung, Stellenbesetzungsverfahren von Vorteil
- Kenntnisse des Beschaffungsrechts
- Kenntnisse der Arbeitsgebiete und Geschäftsgänge wissenschaftlicher Bibliotheken von Vorteil
- Erfahrung in der Arbeit mit einem Contentmanagementsystem (bevorzugt TYPO3) von Vorteil
- Sichere Beherrschung von Standard-Bürokommunikationssoftware (insbesondere erweiterte Microsoft Excel-Kenntnisse)
- Gute Kenntnisse gängiger Internetanwendungen
- Befähigung zum selbstständigen Arbeiten sowie Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Servicebewusstsein
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit ist in Teilzeit und Vollzeit bis zu 39 (ab 01.01.2025 38,5) Stunden möglich
- Die Bewerbungsfrist endet am: 08.12.2024
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Application
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Ursula Flitner
450 576 261
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The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.