Digitalisierung der Personalakte: 23.000 Akten verlassen die Charité

Ein kurzer Blick, ein Nicken. Dann ziehen Dörtje Simon und Marcus Gleich am weißen Tuch. Sektkorken knallen, bunter Papierregen schießt aus den Konfetti-Kanonen. Das Tuch gleitet zu Boden und gibt den Blick frei auf einen imposanten Rahmen, in dem der letzte analoge Aktenband der Charité in Szene gesetzt ist. Der Saal applaudiert.

Der gesamte Geschäftsbereich Personal und Organisationsentwicklung ist gekommen, um diesen Moment zu feiern: das Ende der Papierakte. Und um auf jene anzustoßen, die es möglich gemacht haben – allen voran Dörtje, Marcus und Marco. Sowie weitere Kolleginnen und Kollegen aus dem Geschäftsbereich IT, die entscheidend zum Erfolg beigetragen haben.

Zwei Jahre lang haben sie hartnäckig das Projekt vorangetrieben. Unzählige Abstimmungen, die Auswahl und Konfiguration der passenden Software, die enge Zusammenarbeit mit IT, Datenschutz und Einkauf und vor allem: die Mammutaufgabe, 23.000 Akten mit rund drei Millionen Blatt Papier zu digitalisieren.

Noch am Morgen wurde der letzte Schwung abgeholt: 4.000 Akten machten sich auf den Weg zum Einscannen.

Dörtje Simon steht als HR-Expertin mit den unterschiedlichen Personalbereichen der Charité im Austausch, sei es mit dem Einstellungsteam, der Personalbetreuung oder dem Recruting. Sie freut sich vor allem, dass diese Bereiche von dem Umstieg profitieren: „Es ist ein gutes Gefühl, dass wir nicht nur Akten digitalisiert haben, sondern unsere HR-Arbeit insgesamt zukunftsfähiger gemacht haben. Wir sind schneller, strukturierter und transparenter geworden – und das Ganze fühlt sich einfach stimmig an. Wir würden sagen: wir sind endlich in der Personalarbeit angekommen, die wir uns schon lange gewünscht haben.“

Ihr Kollege Marcus Gleich hebt vor allem die Zusammenarbeit in dem Projekt hervor: „Besonders stolz macht uns, wie stark unsere HR-Kolleginnen und Kollegen hinter dem Projekt standen. Man hat gespürt, dass wir alle dasselbe Ziel haben: Personalarbeit, die effizient, transparent und zukunftsfähig ist. Gleichzeitig war es das gute Zusammenspiel im Projektteam: die Projektleitungen, unsere HR-Fachabteilung, die IT-Kolleginnen und Kollegen sowie auch der externe Dienstleister. Diese Mischung aus Fachkenntnis, Pragmatismus und Teamgeist hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir heute von einem wirklich gelungenen Projekt sprechen können.“

Beide ergänzen: „Die erfolgreiche Einführung der E-Akte ist für uns kein Projektende, sondern vielmehr der Startschuss, unsere HR-Prozesse dauerhaft digital, effizient und transparent zu gestalten.“ 

Verwaltung soll modern, effizient und flexibel sein. Damit sie das auch ist bzw. wird, gibt es noch einiges zu tun. Die Digitalisierung von mehr als 20.000 Akten war erst der Anfang. 

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