Teamleitung Drittmittelverwaltung (m/w/d)

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Eintrittsdatum
01.01.2026

Bewerbungsfrist
17.10.2025

Kennziffer
5562

Entgeltgruppe
E10

Arbeiten an der Charité

Die Charité wurde erneut zum besten Krankenhaus Deutschlands gewählt, weil unsere Mitarbeitenden jeden Tag einen hervorragenden Job machen – sowohl in der Krankenversorgung als auch in der Forschung, Lehre und Verwaltung. Patientinnen und Patienten aus aller Welt vertrauen auf die Expertise unseres Kollegiums sowie auf modernste Diagnostik und Behandlungsmethoden.

Unser Team für die Drittmittelverwaltung ist der Partner für unsere forschenden Kolleginnen und Kollegen der Charité bei der zuwendungsspezifischen Bewirtschaftung von Forschungsmitteln sowie von projektbasierten Finanzierungen.

Die Stelle im Überblick

Führung und Motivation des Teams (Umfang ca. 0,25 VK)

Unterstützung bei der Koordination der Arbeitsabläufe
Sicherstellung der Zielerreichung und Qualitätssicherung
Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Teammitglieder
Sicherstellung internes Kontrollsystem
Mitwirkung an Prozessthemen der Drittmittelverwaltung
Enge Zusammenarbeit mit den anderen Teamleitungen der DMV
Wöchentlicher Jour Fixe der Teamleitungen DMV zusammen mit Abteilungsleitung und RGO

Weitere Drittmittelsachbearbeitung (Umfang 0,75 VK)

Verantwortung für das administrative Management mehrerer Drittmittelprojekte (Prüfung von Zuwendungsbescheiden, Erstellung von Mittelabrufen bei Zuwendungsgebern, Sicherstellung der zuwendungsgerechten Mittelverwendung, Erstellung von Verwendungsnachweisen) und dabei enger innerbetrieblicher Austausch mit den zuständigen Abteilungen und Gremien
Bewirtschaftung und Controlling der Projektbudgets in enger Abstimmung mit den wissenschaftlichen Projektleitungen
Beratung der Projektleiter*innen und Kommunikation mit Fördereinrichtungen zur optimalen Mittelverwendung
Vorbereitung und Begleitung von Prüfungen durch Zuwendungsgeber
Allgemeine Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Umsetzung der Drittmittelstrategie
SAP ist unser führendes System zur Budgetüberwachung und -abrechnung, 2028 geplante Transformation in SAP S/4 HANA

Wir vertrauen auf Ihr Know-how, wenn es um die Kontrolle der sachgerechten Verwaltung sowie Nachweisführung der Mittelbewirtschaftung gegenüber Mittelgebern sowie im Rahmen der Vor- und Nachbereitung jährlicher Finanzaudits und die Koordination von Auditzertifizierungen geht

Kurze Entscheidungswege innerhalb des Geschäftsbereiches helfen Ihnen bei der Schnittstellenfunktion zum Drittmittelantragsservices und der Abteilung Forschungsverträge

Danach suchen wir

abgeschlossene Hochschulbildung (Bachelor, Diplom [FH]) in einem rechts-, verwaltungs- bzw. wirtschaftswissenschaftlichen Studiengang ODER Abgeschlossene Berufsausbildung und nachgewiesene Berufserfahrung in der Verwaltung von Drittmitteln
Fähigkeit, Aufgaben klar zu strukturieren, Prioritäten zu setzen, eigenständige Problemlösungen zu entwickeln und Entscheidungen transparent zu vermitteln
Ausgeprägte soziale Kompetenz, um Mitarbeitende wertschätzend zu führen, zu motivieren und bei Bedarf konstruktiv Feedback zu geben
Teamfähigkeit und sorgfältige, strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise, auch unter Zeitdruck
Gute Kenntnisse im Umgang mit und in der Anwendung von Zuwendungs- und Haushaltsrecht
Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Drittmitteln und den Anforderungen verschiedener Zuwendungsgeber (DFG, BMBF, Stiftungen, EU etc.) sind von Vorteil
Erfahrungen im Umgang mit SAP-Anwendungen (insb. FM, CO/FI) und MS-Office Produkten – sind von Vorteil
Hohes Engagement und starke Eigenmotivation

Das bringt die Charité mit

Eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit für ein hochrenommiertes und zukunftssicheres Universitätsklinikum mit starkem Forschungsprofil und hervorragendem Ruf
Ein kollegiales, hochkompetentes Team und ein internationales, von Offenheit geprägtes Arbeitsumfeld
Verantwortung für die fachliche und organisatorische Steuerung eines Teams mit rund 7 Mitarbeitenden
Gestaltung eines motivierenden und kooperativen Arbeitsumfelds durch klare Kommunikation und verlässliche Ansprechpartnerrolle
Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen und Förderung von Teamarbeit und Wissensaustausch
Eine attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD VKA) – je nach Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur angegebenen Entgeltgruppe
Ein umfangreicher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge in der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
Flexibel planbare, familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
30 Tage Urlaub pro Jahr plus dienstfrei am 24. und 31. Dezember
Ein moderner Arbeitsplatz am Standort in Berlin-Mitte im Rahmen von Desksharing.
Wir legen großen Wert auf ein respektvolles und wertschätzendes Miteinander, das wir als wichtigen Bestandteil unserer Teamkultur sehen und aktiv leben. Nicht erst seit Corona steht die Charité für flexibles Arbeiten u.a. durch gleitende Arbeitszeit. Egal ob im Büro, im Herzen von Berlin Mitte oder im mobilen Arbeiten - hier arbeiten wir an innovativen Lösungen.

Um optimal in die Welt der Haushalts-/Drittmittelkonten, Bewirtschaftung von Drittmitteln, Budgetkontrolle sowie der Mittelabrufe bei öffentlichen Geldgebern einzusteigen, steht das Team mit einem strukturiertem Einarbeitungskonzept an Ihrer Seite.

Wichtige Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E10 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
Die Arbeitszeit ist in Teilzeit ab 30 Stunden bis Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden möglich. Geben Sie bitte an, wie viele Stunden Sie pro Woche arbeiten möchten
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Die Bewerbungsfrist endet am: 17.10.2025
Kennziffer: 5562

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Berit Dunker (berit.dunker@charité.de)

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.