Assistenz (d/w/m) Organe & Gremien DHZC
Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
Ab sofort
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
13.07.2025
Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding
Kennziffer
4886
Entgeltgruppe
E9a
Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité
Unser fünfköpfiger Bereichsvorstand des Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) unter Vorsitz unseres Ärztlichen Direktors Prof. Dr. Volkmar Falk ist mit Ausnahme von Forschung und Lehre vor anderen Organen oder Organmitgliedern der Charité für alle finanziellen, personellen und strukturellen Entscheidungen im DHZC zuständig, soweit diese nicht dem DHZC-Verwaltungsrat zugewiesen sind. Er verantwortet damit unter anderem die Krankenversorgung, die Personalentwicklung, Investitionen, Kooperationen, die Bewirtschaftung des DHZC-Teilbudgets und die Strategieentwicklung für das DHZC. Die Unterstützung und Organisation der Arbeit unseres Bereichsvorstands wird durch die Stabsstelle Organe und Gremien geleitet, für die wir für nun tatkräftige Verstärkung suchen.
Die Stelle im Überblick
Als Assistenz organisieren und unterstützen Sie die Vorstandsarbeit maßgeblich. Dafür arbeiten Sie eng mit dem Leiter der Stabsstelle des DHZC-Bereichsvorstands und des DHZC-Verwaltungsrats, den Referentinnen und Referenten der Vorstände, den einzelnen Direktionssekretariaten sowie weiteren in- und externen Ansprechpersonen zusammen und behalten stets den Überblick über anstehende Termine, offene To-Dos, ausstehende Abstimmungen, Deadlines und Co. Zu Ihren Aufgaben zählen konkret
- die Teilnahme an und Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Organ- und Gremiensitzungen inkl. der Protokollführung in Abstimmung mit der Stabsstellenleitung
- die Koordination und Vorbereitung von Terminen, die Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie die Überwachung von Fristen
- die Nachverfolgung und das Monitoring von Beschlüssen des DHZC-Bereichsvorstands sowie die Sicherstellung deren zeitnaher Kommunikation - sowohl intern als auch extern
- die Aufbereitung und Fertigstellung repräsentativer Dokumente (wie z. B. Präsentationen, schriftliche Korrespondenzen, Protokolle) sowie die Vorbereitung und Unterstützung bei der Ausarbeitung von Diskussions- und Entscheidungsgrundlagen
Danach suchen wir
Neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder als Kauffrau oder Kaufmann im Gesundheitswesen überzeugen Sie uns mit
- mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz-Bereich – idealerweise im Gesundheitswesen oder auf Geschäftsleitungsebene
- Erfahrung in der Büroorganisation und sehr guten Microsoft-Office-Kenntnissen (insbesondere Word, Excel, Power Point) und der Fähigkeit, sich in (hausinterne) IT-Systeme einzuarbeiten
- Ihrer schnellen Auffassungsgabe, um auch wechselnde Themenfelde inhaltlich aufzubereiten und durch Recherche verlässlich zu ergänzen
- Routine in der Erstellung und mindestens groben Einordnung von Auswertungen und Statistiken
- Ihrer verantwortungsbewussten, selbständigen und absolut diskreten und integrer Art und Ihrem verbindlichen und wertschätzenden Auftreten
- einer sehr guten Ausdrucksweise sowie angemessene Umgangsformen im Kontakt mit den unterschiedlichsten Personengruppen
Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 13.07.2025
- Kennziffer: 4886
Bewerbung
An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.
Jetzt unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich gern an:
Jonas Stüben
Referent DHZC-Bereichsvorstand
jonas.stueben@dhzc-charite.de
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.