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Project Assistant (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin AG HPSRI DM.87.25

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Project Assistant (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin AG HPSRI DM.87.25

Fachgebiet
Allgemeinmedizin

Charite Kampagne 1350x900 Anders
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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Dauer der Anstellung
Befristet

Bewerbungsfrist
23.05.2025

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Kennziffer
4742

Entgeltgruppe
E9b

 

Arbeiten an der Charité

In unserer AG Health Policy and Systems Research and Innovation (HPSRI) am Institut für Allgemeinmedizin erwartet Sie eine vielseitige und interessante Tätigkeit auf dem Gebiet der hausärztlichen Versorgungsforschung und Versorgungsgestaltung. Im Rahmen eines Forschungsprojekts, finanziert von dem Innovationsfond des Gemeinsamen Bundesausschusses, benötigen wir Ihre administrative und koordinative Unterstützung. Wir sind ein aufgeschlossenes, interprofessionelles Team, das sich darauf freut, Sie willkommen heißen zu dürfen.

 

Die Stelle im Überblick

  • Eigenverantwortliche Bürokoordination 
  • Sie sind zuständig für die Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe 
  • Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts zur Vorlage an die Projektleitung und für die Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
  • Sie unterstützen die Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben und verwalten die Funktionspostfächer des Projekts
  • Sie sind zuständig für die Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen inkl. Vorbereitung von Rundschreiben
  • Sie übernehmen die Entgegennahme, Klassifizierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen von Hausärztinnen/ Hausärzten und Patientinnen/ Patienten
  • Sie sind verantwortlich für die Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Bearbeitung und Prüfung von Lieferscheinen/ Rechnungen)
  • Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
  • Sie organisieren Meetings und bereiten diese nach
  • Sie planen, koordinieren und führen Veranstaltungen durch (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)

Danach suchen wir

  • Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin/ Betriebswirt, Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen, Studium der Verwaltungswissenschaften) 
  • Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Forschungsverwaltung sind wünschenswert
  • Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
  • Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) 
  • Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
  • Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität aus und bringen die Bereitschaft mit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten
  • Sie verfügen über eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
  • Sie sind bereit, das Forschungsprojekt am Telefon/ via E-mail zu repräsentieren
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 19,25 Stunden vorgesehen
  • Die Position ist bis zum 30.09.2027 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 23.05.2025
  • Kennziffer: 4742

Bewerbung

 

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Jetzt unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

PD Dr. Lorena Dini
lorena.dini@charite.de

030 450 514 229

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

 

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

 

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

 

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.