Leitungs- und Teamassistenz (d/w/m) Clinical Trial Office

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Arbeitszeit
Vollzeit

Eintrittsdatum
01.07.2025

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
25.05.2025

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Kennziffer
4676

Entgeltgruppe
E8

Arbeiten an der Charité

Die Charité wurde erneut zum besten Krankenhaus Deutschlands gewählt, weil unsere Mitarbeitenden jeden Tag einen hervorragenden Job machen – sowohl in der Krankenversorgung als auch in der Forschung, Lehre und Verwaltung. Patientinnen und Patienten aus aller Welt vertrauen auf die Expertise unseres Kollegiums sowie auf modernste Diagnostik und Behandlungsmethoden.

Weil Sie den Unterschied machen

Beiträge zu Neuerungen in Prävention und Therapie zu leisten – dafür forschen jeden Tag rund 3.700 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in über 1.000 Projekten, Arbeitsgruppen und Kooperationen. Im Vordergrund steht das Zusammenwirken von experimenteller, grundlagenorientierter und anwendungsorientierter, patientennaher Forschung. Klinische Studien stellen dabei ein zentrales Element dar. Das Clinical Trial Office (CTO) der Charité – Universitätsmedizin Berlin betreut Investigator Initiated Trials (IIT) sowie industriegeförderte Studien in denen Arzneimittel, Medizinprodukte sowie diagnostische oder therapeutische Verfahren untersucht werden. Das CTO betreut Studien einschließlich Phase I-IV im gesamten Spektrum der medizinischen Indikationen. Zur Unterstützung und Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Leitungs- und Teamassistenz.

Die Stelle im Überblick

Unterstützung der CTO-Leitung, insbesondere Terminmanagement
Durchführung und Unterstützung aller organisatorischen und administrativen Vorgänge des CTO
zentrale Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern des CTO
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen einschl. Erstellung von Protokollen
Erledigung von Korrespondenzen
Materialbeschaffung und deren Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeiten und Prüfen von Rechnungen sowie deren elektronische Freigabe
Verwaltung von Postein- und ausgang
Verwaltung der CTO-internen Hard- und Software
Unterstützung bei den personellen Belangen (Organisation von Vorstellungsgesprächen, On-/Offboarding, Organigramme, Mitarbeitendenlisten, Anträge für Zugriffsrechte)
Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen
Datenpflege und Dokumentenmanagement in internen Systemen und Datenbanken
Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem (Polypoint PEP)
Koordination von Maßnahmen und Anfragen z.B. mit der Hausverwaltung der CTO-Räume (Auslösen und Nachhalten von Reparaturaufträgen, etc.)

Danach suchen wir

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
Idealerweise Berufserfahrung im Gesundheitswesen sowie im (stellvertretenden) Leitungsbereich
Ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access)
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksstärke in der deutschen Sprache und keine Angst zum Telefon zu greifen, um Sachverhalte zu klären (Deutschkenntnisse mind. Niveau B2) zwingend erforderlich
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohe Selbstorganisation, Problemlösungsfähigkeit
Kommunikationsstärke und sehr gutes Organisationstalent
Motivation und Freude am Umgang mit Menschen
Affinität zu Zahlen, den Blick für's Detail
Diskretion, Vertraulichkeit und Professionalität im Umgang mit Daten
mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung wünschenswert
SAP-Kenntnisse von Vorteil

Wir erbitten vollständige Bewerbungsunterlagen in deutscher Sprache, anderenfalls können Bewerbungen nicht berücksichtigt werden!

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe 08 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Stunden vorgesehen
Die Bewerbungsfrist endet am: 25.05.2025
Kennziffer: 4676

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Jetzt unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.