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Sekretärin / Sekretär / Assistenz (d/w/m) Klinikleitung

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Sekretärin / Sekretär / Assistenz (d/w/m) Klinikleitung

Fachgebiet
Kardiologie, Angiologie

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Arbeitszeit
Vollzeit

Eintrittsdatum
Ab sofort

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
26.02.2025

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer
4340

Entgeltgruppe
E7

 

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Die Klinik für Kardiologie, Angiologie und Intensivmedizin des Deutschen Herzzentrums der Charité am Campus Virchow-Klinikum deckt mit drei Normalstationen, eigener Intensivstation, sechs Herzkatheterlaboren, Ambulanz und Clinical Research Unit das gesamte Spektrum der modernen Herzkreislaufmedizin ab.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Sekretärin oder einen Sekretär der Klinikleitung mit fachlicher Kompetenz, Organisationstalent und Teamgeist.

Die Stelle im Überblick

Als Sekretärin oder Sekretär der Klinikleitung stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Klinikdirektor, stellvertretenden Klinikdirektor, den oberärztlichen Kolleginnen und Kollegen sowie dem Klinikmanagement und unterstützen diese in allen organisatorischen Angelegenheiten. Diese umfassen konkret folgende Aufgaben:

  • Professioneller Kommunikations- und Telefondienst in deutscher und englischer Sprache
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen mit internen und externen Partnerinnen und Partnern sowie Patientinnen und Patienten
  • Unterstützung des Klinikmanagements bei allen organisatorischen Angelegenheiten
  • Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen
  • Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeitenden
  • Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
  • Unterstützung bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung, der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung in Abstimmung mit den Personaloberärztinnen und -ärzten
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost und Übernahme des Bestellwesens
  • Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben
  • Unterstützung bei der Planungsorganisation von Famulaturen, PJs und Praktika

Danach suchen wir

Als tatkräftige Unterstützung im Sekretariat freuen wir uns auf

  • eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • nachweisbar mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin oder Sekretär bzw. Assistenz der Geschäftsführung oder Teamassistenz
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office und SAP)
  • sehr gute Umgangsformen und ein freundliches Auftreten
  • win hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit und Diskretion
  • Ihre selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise und Ihr überdurchschnittliches Organisationsvermögen und Zeitmanagement
  • Zuverlässigkeit, Lern-, Leistungsbereitschaft, und Gewissenhaftigkeit
  • die Fähigkeit zu Kritik und Selbstkritik, Flexibilität, Teamfähigkeit und Motivation
  • Kenntnisse der Strukturen im Hochschulbereich, der Dienstplansoftware Polypoint PEP und/oder der medizinischen Terminologie - wünschenswert, aber kein Muss

Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 26.02.2025
  • Kennziffer: 4340

Bewerbung

 

Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich gern an:

Dr. Gisela Thiede
Klinikmanagerin
gisela.thiede@dhzc-charite.de 

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

 

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

 

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

 

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.