Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité
Die Klinik für Kardiologie, Angiologie und Intensivmedizin des Deutschen Herzzentrums der Charité am Campus Virchow-Klinikum deckt mit drei Normalstationen, eigener Intensivstation, sechs Herzkatheterlaboren, Ambulanz und Clinical Research Unit das gesamte Spektrum der modernen Herzkreislaufmedizin ab.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Sekretärin oder einen Sekretär der Klinikleitung mit fachlicher Kompetenz, Organisationstalent und Teamgeist.
Die Stelle im Überblick
Als Sekretärin oder Sekretär der Klinikleitung stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Klinikdirektor, stellvertretenden Klinikdirektor, den oberärztlichen Kolleginnen und Kollegen sowie dem Klinikmanagement und unterstützen diese in allen organisatorischen Angelegenheiten. Diese umfassen konkret folgende Aufgaben:
- Professioneller Kommunikations- und Telefondienst in deutscher und englischer Sprache
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen mit internen und externen Partnerinnen und Partnern sowie Patientinnen und Patienten
- Unterstützung des Klinikmanagements bei allen organisatorischen Angelegenheiten
- Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen
- Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeitenden
- Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung, der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung in Abstimmung mit den Personaloberärztinnen und -ärzten
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost und Übernahme des Bestellwesens
- Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben
- Unterstützung bei der Planungsorganisation von Famulaturen, PJs und Praktika
Danach suchen wir
Als tatkräftige Unterstützung im Sekretariat freuen wir uns auf
- eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- nachweisbar mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin oder Sekretär bzw. Assistenz der Geschäftsführung oder Teamassistenz
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office und SAP)
- sehr gute Umgangsformen und ein freundliches Auftreten
- win hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit und Diskretion
- Ihre selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise und Ihr überdurchschnittliches Organisationsvermögen und Zeitmanagement
- Zuverlässigkeit, Lern-, Leistungsbereitschaft, und Gewissenhaftigkeit
- die Fähigkeit zu Kritik und Selbstkritik, Flexibilität, Teamfähigkeit und Motivation
- Kenntnisse der Strukturen im Hochschulbereich, der Dienstplansoftware Polypoint PEP und/oder der medizinischen Terminologie - wünschenswert, aber kein Muss
Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: Hier finden Sie weitere Informationen