Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
Ab sofort
Dauer der Anstellung
Befristet
Bewerbungsfrist
24.09.2026
Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte
Kennziffer
8198
Entgeltgruppe
E14
Arbeiten an der Charité
Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité – Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist.
Die Koordinierungsstelle plant und steuert die Aktivitäten des NUM und ist zentrale Ansprechpartnerin für die beteiligten Standorte, Projekte, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftler sowie weitere Stakeholder.
Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin durch die Charité koordiniert. Parallel werden der Aufbau und die Überführung in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Damit verbunden ist der Aufbau des neuen Teams für die zentralen administrativen Servicefunktionen der Organisation.
Die Stelle im Überblick
Die Abteilung Zentrale Services bündelt die Bereiche Personaladministration, IT-Administration sowie Einkauf und Vergabe und schafft die Voraussetzungen für eine leistungsfähige, wirtschaftliche und rechtskonforme Verwaltung. Sie begleitet die Entwicklung der neuen, zukunftsfähigen Organisation durch die Etablierung geeigneter Strukturen, Standards und digitaler Prozesse für den Regelbetrieb.
Als Leitung der Zentralen Services übernehmen Sie die fachliche, organisatorische und personelle Verantwortung für die Abteilung und prägen den Aufbau einer modernen, serviceorientierten Administration maßgeblich. Gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln und implementieren Sie in der Aufbauphase die erforderlichen Abläufe und Instrumente für den Betrieb der NUM GmbH. Im Zielbetrieb verantworten Sie deren kontinuierliche Weiterentwicklung und stehen der Geschäftsführung sowie den Fachbereichen als zentrale Ansprechperson für administrative Fragestellungen beratend zur Seite.
Ihre konkreten Aufgaben:
- Fachliche, organisatorische und disziplinarische Leitung der Abteilung Zentrale Services mit voraussichtlich drei Mitarbeitenden sowie Weiterentwicklung einer modernen, service- und lösungsorientierten Arbeitskultur
- Strategische Steuerung des Aufbaus sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der administrativen Servicebereiche Personal, IT sowie Einkauf und Vergabe
- Aufbau, Steuerung und kontinuierliche Optimierung bereichsübergreifender, effizienter und digital unterstützter Verwaltungsprozesse sowie Förderung eines serviceorientierten Selbstverständnisses innerhalb der Administration
- Operative und strategische Steuerung externer Dienstleister sowie Sicherstellung einer wirtschaftlichen und qualitätsorientierten Leistungserbringung
- Sicherstellung rechtskonformer und wirtschaftlicher Abläufe unter Berücksichtigung arbeits-, vergabe-, datenschutz-, zuwendungs- und haushaltsrechtlicher Anforderungen
- Entwicklung und Einführung von Richtlinien, Standards, Geschäftsprozessen und Servicevereinbarungen für die administrativen Bereiche
- Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsbereichsleitung Administration und Fördermittelmanagement sowie Beratung der Geschäftsführung in strategischen und operativen Fragestellungen
- Planung und Steuerung des Budgets der Zentralen Services sowie Verantwortung für Ressourcen-, Investitions- und Kapazitätsplanung
Danach suchen wir
- Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar), beispielsweise in Rechts-, Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaften, General Managements oder einer vergleichbaren Fachrichtung
- Mehrjährige Führungserfahrung, idealerweise im Aufbau neuer Organisationseinheiten, in Transformationsprozessen oder in der Weiterentwicklung administrativer Strukturen
- Mehrjährige Berufserfahrung in mindestens einem der Bereiche Personal, IT-Management oder Einkauf/Vergabe sowie ein gutes Verständnis der angrenzenden Verwaltungsfunktionen, idealerweise in einer öffentlichen oder öffentlich geförderten Einrichtung
- Ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie Bereitschaft auch operative Prozesse in den Bereichen Einkauf, Personal und IT-Administration zu übernehmen
- Ausgeprägtes analytisches und strategisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe administrative und regulatorische Fragestellungen in pragmatische und rechtssichere Lösungen zu überführen
- Hohe soziale Kompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu gewinnen, interdisziplinäre Teams erfolgreich zu führen und unterschiedliche Fachdisziplinen zu einer leistungsfähigen Einheit zusammenzuführen
- Sehr gutes Verständnis moderner Verwaltungs-, Organisations- und Digitalisierungsprozesse
- Erfahrung in der Einführung und Optimierung digitaler Verwaltungs- und Dokumentationssysteme ist wünschenswert
- Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und Umsetzungsstärke sowie ein sicheres, verbindliches und überzeugendes Auftreten gegenüber Geschäftsführung, Führungskräften und externen Partnern
- Sie kommunizieren absolut verhandlungssicher in deutscher sowie englischer Sprache (in Wort und Schrift)
Das bringt die Charité mit
- Eine verantwortungsvolle Führungsposition mit großem Gestaltungsspielraum beim Aufbau einer neuen Organisation
- Die Möglichkeit, zentrale Verwaltungsstrukturen und Prozesse einer bundesweit bedeutenden Organisation aktiv mitzugestalten
- Mitarbeit an einem anspruchsvollen Transformationsprozess hin zu einer eigenständigen, institutionell geförderten Organisation
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und kurzen Entscheidungswegen
- Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg*innen, Führungskräften und externen Partnern
- Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld im Kontext universitärer Medizin, Forschung und öffentlicher Förderung
- Vergütung nach TVöD VKA-K unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E14 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
- Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden möglich
- Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 24.09.2026
- Kennziffer: 8198
Bewerbung
An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.
Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Elena Sommer
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Interdisziplinäres Arbeiten
Wir kooperieren mit anderen Kliniken weltweit und arbeiten auch im Alltag interdisziplinär zusammen. Unsere Arbeit ist geprägt von einem kontinuierlichen Austausch untereinander.
Stimulierendes Arbeitsumfeld
An der Charité arbeiten herausragende Kolleginnen und Kollegen. Ein optimales Umfeld für die eigene Weiterentwicklung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Familie und Beruf an der Charité gut vereinen?
Die Charité ist bereits seit 2007 als familienfreundliches Unternehmen zertifiziert. Wir unterstützen Eltern bei regulärer und flexibler Kinderbetreuung, bei der Betreuung in Notfällen, bei Überstunden oder bei Krankheit des Kindes und während der Ferien. Weitere Informationen hierzu gibt es unter familie.charite.de.
Für Mitarbeitende der Gesundheitsfachberufe, die ihre Arbeitszeit verkürzen oder flexibel gestalten wollen, gibt es einen familienfreundlichen Pool.
Gibt es eine Impfpflicht an der Charité?
Das Masernschutzgesetz sieht vor, dass Beschäftigte in medizinischen Einrichtungen einen Masern-Impfschutz bzw. eine Immunität nachweisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie in der Krankenversorgung oder hinter den Kulissen tätig sind.
Eine COVID-19-Impfung ist keine Einstellungsvoraussetzung.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.