Administrative Leitung (m/w/d) Friede Springer Cardiovascular Prevention Center

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Zu Ihren Aufgaben zählen

• Sie übernehmen die Leitung des administrativen Bereichs des FS-CPC und steuern die Ihnen zugeordneten Mitarbeitenden sowie die administrativen Arbeitsabläufe
• Sie koordinieren die administrativen, organisatorischen und finanziellen Prozesse des FS-CPC und stellen deren regelkonforme Umsetzung gemäß Zuwendungsvertrag, CPC-Förderrichtlinien und den geltenden Regelungen der Charité sicher.
• Sie wirken an der strategischen und operativen Steuerung des FS-CPC mit und unterstützen das Direktorium bei der Umsetzung strategischer Vorhaben, der Wirtschafts- und Budgetplanung sowie der Ressourcensteuerung.
• Sie verantworten die Erstellung, Fortschreibung und Überwachung der Wirtschafts- und Budgetplanung und steuern gemeinsam mit der zentralen Drittmittelverwaltung den bedarfsgerechten Einsatz der verfügbaren Ressourcen.
• Sie bereiten Budgetentscheidungen und Maßnahmen bei finanziellen Abweichungen vor und koordinieren erforderliche Abstimmungen und Gegensteuerungsmaßnahmen.
• Sie entwickeln gemeinsam mit dem Wissenschaftlichen Direktor die Organisationsstruktur und den Stellenplan weiter und gestalten effiziente und tragfähige administrative Prozesse und Strukturen.
• Sie koordinieren das Berichtswesen und die Mittelverwendungsnachweise und stellen die vollständige und regelkonforme Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen sicher.
• Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellen- und Gremienfunktion gegenüber den zuständigen Bereichen der Charité, der Zuwendungsgeberin und den Gremien des FS-CPC und koordinieren relevante Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse.
• Sie identifizieren organisatorische, finanzielle und strategische Handlungsbedarfe, entwickeln Entscheidungsgrundlagen und koordinieren erforderliche Maßnahmen.
• Sie wirken an der Entwicklung von Konzepten zur Verstetigung des FS-CPC mit und unterstützen die Einwerbung weiterer finanzieller und institutioneller Unterstützung zur nachhaltigen Sicherung und Weiterentwicklung des Zentrums.

Ihr Kompetenzprofil

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium, z. B. in Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Public Management, Gesundheitsmanagement, Wissenschaftsmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung. Bewerbungen mit anderem fachlichem Hintergrund und einschlägiger Berufserfahrung sind willkommen.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Wissenschafts-, Forschungs-, Drittmittel- oder Hochschulmanagement, idealerweise im universitären oder medizinischen Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in der administrativen und finanziellen Steuerung komplexer Forschungs- oder Drittmittelstrukturen sowie im Zuwendungs- und Haushaltsrecht.
• Erfahrung in Budget- und Wirtschaftsplanung, Ressourcensteuerung sowie Organisations- und Prozessentwicklung.
• Erfahrung in der fachlichen und organisatorischen Führung von Mitarbeitenden sowie ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte eigenständig zu analysieren, unterschiedliche Anforderungen zusammenzuführen und tragfähige Entscheidungs- und Umsetzungskonzepte zu entwickeln.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, Verantwortungsbewusstsein, Entscheidungsfähigkeit sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sicheres und verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern, Leitungsebenen und Gremien sowie gute Verhandlungs- und Kommunikationsfähigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Interesse an innovativer Medizin und biomedizinischer Forschung.