Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
Oktober 2026
Dauer der Anstellung
Befristet
Bewerbungsfrist
31.08.2026
Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte
Kennziffer
8007
Entgeltgruppe
E13
Arbeiten an der Charité
Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité – Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist.
Die Koordinierungsstelle plant und steuert die Aktivitäten des NUM und ist zentrale Ansprechpartnerin für die beteiligten Standorte, Projekte, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftler sowie weitere Stakeholder.
Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin aus der Charité heraus koordiniert. Parallel werden der Aufbau und die Überführung der Koordinierungsstelle in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Damit verbunden ist der Aufbau einer eigenständigen Einkaufs- und Vergabestelle. Mit der Überführung der NUM Koordinierungsstelleaus der Charité in die NUM GmbH wird diese Stelle ebenfalls in die NUM GmbH übergehen.
Die Stelle im Überblick
Sie verantworten den Aufbau der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe für die künftige eigenständige Organisationsstruktur des NUM und übernehmen dabei sowohl konzeptionelle als auch operative Verantwortung. Ziel ist es, wirtschaftliche, rechtskonforme und serviceorientierte Beschaffungsprozesse aufzubauen und dauerhaft sicherzustellen.
In der Aufbauphase entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Standards für Einkauf und Vergabe. Gleichzeitig übernehmen Sie die operative Durchführung und Steuerung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren. Mit dem weiteren Organisationsaufbau gestalten Sie die Übergabe administrativer Tätigkeiten an unterstützende Funktionen und steuern externe Dienstleister.
Ihre konkreten Aufgaben
- Aufbau, Ausgestaltung und Weiterentwicklung der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe
- Entwicklung und Etablierung wirtschaftlicher, standardisierter und vergaberechtskonformer Beschaffungs- und Vergabeprozesse unter Berücksichtigung vergabe-, zuwendungs- und haushaltsrechtlicher Anforderungen
- Eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Dokumentation nationaler Vergabeverfahren sowie Steuerung komplexer oder EU-weiter Vergaben gemeinsam mit externen Vergabeberatungen – von der Bedarfsaufnahme über die Wahl der Vergabestrategie, Angebotseinholung und Angebotswertung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsvorbereitung
- Aufbau eines Einkaufs- und Vergabecontrollings sowie Erstellung von Auswertungen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
- Mitwirkung bei der Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung einer digitalen Einkaufs- und Vergabesoftware einschließlich der Gestaltung von Workflows und Dokumentationsstandards
- Aufbau und Weiterentwicklung eines Vertrags- und Lieferantenmanagements einschließlich Pflege relevanter Register, Vertragslaufzeiten und Fristen
- Steuerung externer Dienstleister, insbesondere Vergabeberatungen sowie Anbieter von Einkaufs- und Vergabelösungen
- Beratung der Fachbereiche bei Beschaffungsvorhaben sowie Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Kostenschätzungen und Vergabeunterlagen
- Entwicklung von Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Wertgrenzen und Dokumentationsstandards für den Einkauf sowie Vergaben
- Koordination und Qualitätssicherung der Einkaufs- und Vergabeprozesse in enger Abstimmung mit Finance, Recht, IT sowie den weiteren Fachbereichen
- Sicherstellung der Einhaltung vergabe-, zuwendungs-, vertrags-, datenschutz- und compliancebezogener Anforderungen
- Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der Einkaufs- und Vergabefunktion im Zielbetrieb
Danach suchen wir
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master), z. B. in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaften, Public Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
- Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Einkauf und der öffentlichen Vergabe, vorzugsweise in einer zentralen Funktion oder beim Aufbau einer Einkaufsorganisation.
- Erfahrung im Aufbau, in der Weiterentwicklung oder in der Steuerung von Einkaufs- und Vergabeprozessen, idealerweise in einer öffentlichen oder öffentlich geförderten Organisation
- Sichere und praxiserprobte Kenntnisse des öffentlichen Vergaberechts (insbesondere GWB, VgV, UVgO sowie idealerweise VOB/A) und Verständnis für zuwendungsrechtliche Anforderungen oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
- Erfahrung in der Vorbereitung, Steuerung oder Begleitung komplexer Vergabeverfahren sowie im Umgang mit externen Vergabeberatungen
- Erfahrung mit Einkaufs-, Vergabe- oder Vertragsmanagementsystemen; Kenntnisse bei der Einführung digitaler Systeme sind von Vorteil
- Fähigkeit, unklare Anforderungen zu strukturieren, tragfähige Prozesse aufzubauen und praktikable Standards zu entwickeln
- Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke bei der Beratung interner Fachbereiche Ausgeprägtes wirtschaftliches Verständnis sowie analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
- Sicheres Auftreten im Umgang mit internen Stakeholdern, externen Dienstleistern und unterschiedlichen Fachbereichen
- Strukturierte, lösungsorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude daran, neue Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen Kooperations-, Dokumentations- oder Vergabesystemen ist wünschenswert.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bringt die Charité mit
- Eine verantwortungsvolle Rolle beim Aufbau einer neuen Vergabestelle
Die Möglichkeit, zentrale Einkaufs-Prozesse, Systeme und Standards von Beginn an mitzugestalten - Mitarbeit an einem Aufbauprozess, der auf eine eigenständige, institutionell geförderte Organisationsstruktur ausgerichtet ist
- Ein anspruchsvolles, sinnstiftendes Arbeitsumfeld im Kontext universitärer Medizin, Forschung und öffentlicher Förderung
- Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg*innen, Führungskräften und externen Partnern in einem dynamischen Veränderungsprozess
- Raum für konzeptionelles Arbeiten, Prozessgestaltung und konkrete operative Umsetzung
- Vergütung nach TVöD VKA-K unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen
- Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E13 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
- Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Wochenstunden
- Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 31.08.2026
- Kennziffer: 8007
Bewerbung
An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.
Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Simon Guse
num-bewerbungen@charite.de
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Datenschutzhinweise
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Zusatzinformationen
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.