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Teamassistenz / Leitungssekretariat LKG

Fachgebiet
Mund-Kiefer-Gesichtschirurgie

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Arbeitszeit
Vollzeit

Eintrittsdatum
01.05.2026

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
07.04.2026

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer
7044

Entgeltgruppe
E7

 

Arbeiten an der Charité

Das universitäre Zentrum für die Versorgung der Kinder mit einer Lippen-, Kiefer-, Gaumenspalte an der Charité – Universitätsmedizin Berlin gehört zu den größten deutschlandweit. Unser Einzugsgebiet ist neben Berlin/Brandenburg auch länderübergreifend und bietet eine interdisziplinäre Betreuung der Kinder und Familien entsprechend ihrer individuellen Bedürfnisse. Wir begleiten die Patientinnen und Patienten in allen entwicklungsrelevanten und medizinisch relevanten Lebensabschnitten und können durch ein gut ausgebautes Netzwerk individuelle Therapiebedürfnisse und -konzepte schnell umsetzen. Der Arbeitsbereich für LKG-Patient:innen wächst dynamisch und bietet abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem hochspezialisierten medizinischen Bereich. 

Die Stelle im Überblick

  • Sie sind der Hauptansprechpartner/die Hauptansprechpartnerin für unsere (internationalen) Patientinnen / Patienten, Studierenden, Kooperationspartnern etc. 
  • Sie übernehmen die eigenständige Büroleitung und Organisation von Verwaltungsabläufen in Abstimmung mit der Bereichsleitung
  • Als Assistenz der Bereichsleitung übernehmen Sie Aufgaben wie Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und  Vorbereitung von Befundanfragen 
  • Für Bestellungen und Rechnungsprüfungen sind Sie zuständig
  • Bei der Planung und Umsetzung von qualitätssichernden Abläufen in der Klinik unterstützen Sie die Bereichsleitung
  • Sie unterstützen das Personalmanagement im Bereich z.B. durch die Pflege des Dienstplans/ Urlaubsplanung, Onboarding neuer Mitarbeitenden, Unterstützung bei der Beantragung von Personalmaßnahmen
  • Im Prozess der Vorbereitung und Finalisierung von Arztbriefen wirken Sie mit
  • Darüber hinaus übernehmen Sie sonstige Verwaltungstätigkeiten z.B. (OP-) Terminvergabe, Anlage von Aufträgen im SAP
  • Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Arbeit ist das Aktenmanagement v.a. die Vorbereitung der stationären und ambulanten Privatabrechnung  

Danach suchen wir

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung mit Kompetenz im kaufmännischen und/oder medizinischen und/oder Sekretariatsbereich sowie gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Power Point)
  • Sie verfügen über gute Englischkenntnisse,eine weitere Fremdsprache ist von Vorteil
  • Sie zeichnet eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit aus
  • Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Engagement sowie Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft zählen zu Ihren Stärken
  • Im Umgang mit Daten zeigen Sie ein hohes Maß an Sensibilität

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge

Wichtige Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
  • Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 10.04.2026
  • Kennziffer: 7044

Bewerbung

 

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Dr. rer. medic. Maxime Gottschalk

Klinikmanagement Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie 

T +49 30 450 555 211

maxime.gottschalk@charite.de

 

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

 

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

 

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

 

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.