Sekretärin / Sekretär (d/w/m) Klinik für Gynäkologie mit Zentrum für onkologische Chirurgie

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Sekretärin / Sekretär (d/w/m) Klinik für Gynäkologie mit Zentrum für onkologische Chirurgie

Fachgebiet
Frauenheilkunde und Geburtshilfe, Hämatologie und Onkologie

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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Dauer der Anstellung
Befristet

Bewerbungsfrist
13.03.2026

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer
6614

Entgeltgruppe
E6

Arbeiten an der Charité

Zur Unterstützung des Officemanagements suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (50 %). Sie unterstützen das Officemanagement im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Die Stelle im Überblick

Koordination und Organisation interner und externer Termine
(Versand von Einladungen und Terminbestätigungen, Pflege von Kalendereinträgen, Raum- und Videobuchungen)
Ansprechperson für interne und externe Gesprächspartnerinnen /-partner im Rahmen der Terminorganisation (inkl. Abstimmung zu Agenda, Zielsetzung, Fristen, Teilnehmenden sowie erforderlichen Unterlagen)
Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Projektsitzungen (z. B.. Zusammenstellung, Versand und Nachverfolgung relevanter Unterlagen, Sicherstellung der Vollständigkeit von Checklisten und offenen To-dos)
Regelmäßige gemeinsame Durchsicht der anstehenden Termine (z. B. im Rahmen einer Wochenplanung) sowie aktive Fristenüberwachung, Wiedervorlagen und Terminerinnerungen
Laufende Kommunikation mit Projektbeteiligten zu Abgaben, Rückmeldungen und zeitlichen Abhängigkeiten
Pflege von Übersichten und Listen (z. B. Termine, Vorträge, Kongresse, Veranstaltungen)
Telefonbetreuung sowie Besucherempfang und -betreuung
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (inkl. Scannen, Ablage und Dokumentenorganisation)
Vorbereitung von Unterlagen und Formularen nach Vorgabe
Vorbereitung und Nachbereitung von Sprechstunden
Organisation von Dienstreisen (z. B. Einholen von Reiseoptionen, Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen)
Unterstützung bei Kongressen und Veranstaltungen (z. B. Registrierungen, organisatorische Vorbereitung)
Enge Zusammenarbeit mit der leitenden Sekretärin sowie dem gesamten Sekretariatsteam zur klaren Aufgabenabgrenzung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Danach suchen wir

Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS Office
Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
Diskretion und Teamfähigkeit
Hohe Motivation, Flexibilität

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier

Wichtige Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E06 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
Die Arbeitszeit beträgt 19,25 Wochenstunden .
Die Position ist bis zum 28.02.2029 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Die Bewerbungsfrist endet am: 13.03.2026
Kennziffer: ID 6614

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Jetzt unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Dr.med. Jessica Olschewski

jessica.olschewski@charite.de

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.