Assistentin / Assistent (d/w/m) Pflegedirektion

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Arbeitszeit
Vollzeit

Eintrittsdatum
Ab sofort

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
15.11.2025

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Kennziffer
5260

Entgeltgruppe
E9a

Arbeiten an der Charité

Als Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m) der Charité sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin, das Team der Pflegedirektion und den Führungskräften der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit mit Tatkraft, Professionalität und Empathie. Wir sind ein innovatives, motiviertes und offenes Team. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und der Fähigkeit zum Priorisieren behalten Sie trotz herausfordernder Themenvielfalt stets den Überblick und freuen sich ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung im pflegerischen Bereich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Stelle im Überblick

Sie unterstützen die Pflegedirektion und die stellv. Pflegedirektion bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts
Sie erledigen selbstständig die Korrespondenz zu vielfältigen Themen
Sie managen Termine eigenverantwortlich inkl. der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
Sie übernehmen Teilprojekte und arbeiten in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion zu, Sie leisten Vorarbeit zu Entscheidungsvorlagen
Sie organisieren Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien, Leitungsrunden)
Sie übernehmen allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen, Buchung von Dienstreisen, Reisekostenabrechnung)
Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen) liegt in Ihrer Verantwortung
Die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe) gehört zu Ihren Aufgaben
Sie bereiten formale Anträge für Personalmaßnahmen vor (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge) und legen diese ab
Sie übernehmen Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
Sie erstellen organisatorische Ablaufdokumente, übernehmen die Aktenführung sowie die Anlage und Pflege von Dateien
Sie pflegen den Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes

Danach suchen wir

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär / Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen / Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene und im medizinischen oder universitären Kontext mit
Sie hatten in dieser Tätigkeit idealerweise bereits Berührungspunkte zu Abläufen der Personalverwaltung
Sie beherrschen alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint) sicher, Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil)
Sie beherrschen die deutsche Sprache sehr gut in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
Ihre Arbeitsweise ist geprägt durch Serviceorientierung und ein sicheres Auftreten sowieTeamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
Sie arbeiten selbstständig und aktiv im Team mit und sind bereit zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete
Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit sowie organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz runden Ihr Profil ab
Diskretion und Loyalität sowie Engagement gehören zu Ihren Stärken
Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wäre wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Wochenstunden.
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Die Bewerbungsfrist endet am: 15.11.2025
Kennziffer: 5260

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Jetzt unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Sandra Dräger

sandra.draeger@charite.de

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.