Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) Veranstaltungsservice
Arbeitszeit
Teilzeit
Eintrittsdatum
01.11.2024
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
11.10.2024
Einsatzort Charité
Campus Benjamin Franklin, Steglitz; Campus Virchow-Klinikum, Wedding; Campus Charité Mitte
Kennziffer
3711
Entgeltgruppe
E9b
Arbeiten an der Charité
Der Veranstaltungsservice betreut alle zentral verwalteten Räume des Geschäftsbereichs Lehre. Unser Team bestehend aus Veranstaltungsservice und Medientechnik ist an den Campi Charité Mitte, Virchow-Klinikum und Benjamin Franklin vertreten. Die zu besetzende Position ist der Leitung des Veranstaltungsservice innerhalb des Prodekanats für Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät der Charité unterstellt.
Die Stelle im Überblick
- Sie bearbeiten Termin- und Raumanfragen und nehmen Reservierungen im Buchungssystem (Rubin) vor
- Sie organisieren Terminverschiebungen, Reservierungsänderungen und die Verlegung von Veranstaltungen
- Sie stimmen alle Terminbelange für die Lehre mit den entsprechenden Abteilungen ab
- Sie unterstützen die Vergabe und die optimale Auslastung der an der Charité vorhandenen Räume und Zusatzleistungen
- Sie assistieren der Leitung bei der Wahrnehmung von Sonderaufgaben und strategischen Projekten
- In Vertretung klären Sie Veranstaltungsanforderungen / Zusatzleistungen wie Medientechnik, Ausstellungs- und Cateringflächen sowie Möblierung mit allen Beteiligten
- Sie beraten interne und externe Veranstalter bei der Veranstaltungsplanung / - durchführung in den Räumlichkeiten der Charité
- Sie koordinieren Servicepartner wie Caterer oder das Charité Facility Management
- Sie erstellen Angebote, Nutzungsverträge, Ablaufpläne und Leistungsbelege
Danach suchen wir
- Sie bringen ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt und langjährige Berufserfahrung in den Bereichen Raummanagement / Veranstaltungsservice mit.
- Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung.
- Sie sind kommunikationsstark sowie vertriebs-, kunden- und serviceorientiert.
- Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und verlieren dabei nie den Blick für das Team.
- Sie verfügen über Organisationstalent, Qualitätsbewusstsein, große Flexibilität und Belastbarkeit.
- Sie bringen gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook) mit.
- Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift.
- Kenntnisse der Raummanagementsoftware RUBIN sind von Vorteil.
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
- Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Beschäftigung ist in Teilzeit bei 29,25 Wochenstunden.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.
Bewerbung
Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.
Jetzt bewerbenBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Julia Burkard
julia.burkard@charite.de
030 450 678 300
Vorteile und Leistungen
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Wir bieten Eltern Schichtmodelle an, die zu ihrem Leben passen und kooperieren mit Kitas sowie dem Familienportal Voiio, das u. a. Nachhilfeangebote listet.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Häufig gestellte Fragen
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
Weitere Informationen
Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.