Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) Veranstaltungsservice

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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
01.11.2024

Dauer der Anstellung
Unbefristet

Bewerbungsfrist
11.10.2024

Einsatzort Charité
Campus Benjamin Franklin, Steglitz; Campus Virchow-Klinikum, Wedding; Campus Charité Mitte

Kennziffer
3711

Entgeltgruppe
E9b

Arbeiten an der Charité

Der Veranstaltungsservice betreut alle zentral verwalteten Räume des Geschäftsbereichs Lehre. Unser Team bestehend aus Veranstaltungsservice und Medientechnik ist an den Campi Charité Mitte, Virchow-Klinikum und Benjamin Franklin vertreten. Die zu besetzende Position ist der Leitung des Veranstaltungsservice innerhalb des Prodekanats für Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät der Charité unterstellt.

Die Stelle im Überblick

Sie bearbeiten Termin- und Raumanfragen und nehmen Reservierungen im Buchungssystem (Rubin) vor
Sie organisieren Terminverschiebungen, Reservierungsänderungen und die Verlegung von Veranstaltungen
Sie stimmen alle Terminbelange für die Lehre mit den entsprechenden Abteilungen ab
Sie unterstützen die Vergabe und die optimale Auslastung der an der Charité vorhandenen Räume und Zusatzleistungen
Sie assistieren der Leitung bei der Wahrnehmung von Sonderaufgaben und strategischen Projekten
In Vertretung klären Sie Veranstaltungsanforderungen / Zusatzleistungen wie Medientechnik, Ausstellungs- und Cateringflächen sowie Möblierung mit allen Beteiligten
Sie beraten interne und externe Veranstalter bei der Veranstaltungsplanung / - durchführung in den Räumlichkeiten der Charité
Sie koordinieren Servicepartner wie Caterer oder das Charité Facility Management
Sie erstellen Angebote, Nutzungsverträge, Ablaufpläne und Leistungsbelege

Danach suchen wir

Sie bringen ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt und langjährige Berufserfahrung in den Bereichen Raummanagement / Veranstaltungsservice mit.
Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung.
Sie sind kommunikationsstark sowie vertriebs-, kunden- und serviceorientiert.
Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und verlieren dabei nie den Blick für das Team.
Sie verfügen über Organisationstalent, Qualitätsbewusstsein, große Flexibilität und Belastbarkeit.
Sie bringen gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook) mit.
Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift.
Kenntnisse der Raummanagementsoftware RUBIN sind von Vorteil.

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
Die Beschäftigung ist in Teilzeit bei 29,25 Wochenstunden.
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.

Bewerbung

Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Julia Burkard
julia.burkard@charite.de
030 450 678 300

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Wir bieten Eltern Schichtmodelle an, die zu ihrem Leben passen und kooperieren mit Kitas sowie dem Familienportal Voiio, das u. a. Nachhilfeangebote listet.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.