Work time
full-time, part-time
Start date
Nach Vereinbarung
Employment period
limited
Application deadline
30.07.2026
Deployment location Charité
Campus Benjamin Franklin, Steglitz
Jobcode
7609
Salary group
E9b
Working at Charité
Der DFG-Sonderforschungsbereich Transregio 241 vereint Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in medizinischen und naturwissenschaftlichen Bereichen. Der TRR 241 gliedert sich in 18 Forschungsteilprojekte, sowie eine Graduiertenschule (IRTG) und ein Projekt für Zentrale Aufgaben, die von 33 Projektleitenden geführt werden, davon zehn Teilprojekte an der Charité. Der TRR 241 gründet sich auf der Zusammenarbeit der Charité - Universitätsmedizin Berlin mit dem Universitätsklinikum Erlangen. Sprecheruniversität ist Erlangen.
Overview of the position
- Unterstützung von Co-Sprecherinnen udn Co-Sprechern und Teilprojektleitungen in der Geschäftsstelle des TRR 241 in allen organisatorischen Aufgabenbereichen
- Gesamtkoordination der Aktivitäten des IRTG
- Aufbau, Pflege und Koordination der Kontakte zu allen Mitgliedern, Projektleitungen und Mitarbeitenden sowie zu den beteiligten Instituten und Fördermittelgebern
- Finanzplanung und Finanzkontrolle: Begleitung der Finanzberichte, Mittelanforderungen und Planungsdaten des TRR 241 in enger Zusammenarbeit mit den Verbundpartnern. Budgetkontrolle der verschiedenen Finanzierungsgrundlagen. Beratung zur oder Umsetzung der sachgerechten Verwendung von Drittmittel. Kenntnis und Anwendung der Verwendungsrichtlinien, Koordination und Prüfung von Beschaffungen
- Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen und weiteren Personalmaßnahmen. Kommunikation mit und Betreuung von Mitarbeiter/innen, Doktorand/innen und Stipendiaten/innen in deutscher und englischer Sprache
- Vorbereitung der Genehmigung von Dienstreisen; Reiseorganisation, Unterbringung und Abrechnung von Gasteinladungen, sowie Veranstaltungsorganisation für Seminare, jährliche Retreats, Workshops, Kongresse
- Verwalten der study books, Überprüfen von Anträgen, Einträgen, Pflege des online tools Life@FAU, Planung jährlicher Retreats, Abwicklung von MD Stipendien, Evaluation, Planung Gastsprecher Webinare, Unterstützung der Studenten
- Repräsentation des Verbunds gegenüber Universitäten und Organisationen
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Anträgen
What we are looking for
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bzw. Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich, Freude an der Arbeit mit Zahlen und Budgetverwaltung
- Gründliche Kenntnisse der universitären Strukturen und Verwaltungsabläufe sowie des Hochschul- und Zuwendungsrechts, insbesondere Fachkenntnisse der Drittmittelverwaltung und ihrer rechtlichen Grundlagen
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache und ausgezeichnete bis sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Organisations- und Kommunikationstalent
- Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld
- Fähigkeiten zu strukturiertem, sorgfältigem Arbeiten; hoher Grad an Eigenständigkeit; Flexibilität und Fähigkeit auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen
- Gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Anwendungen; Kenntnis von SAP und Fact Science von Vorteil
Charité offers you
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier
- Berücksichtigung von Dienstplanwünschen
Information regarding the position
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
- Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden möglich, Teilzeit möglich
- Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 30.07.2026
- Kennziffer: 7609
Application
Everyone is welcome at the Charité, regardless of age, religion, gender, gender identity, sexual orientation, nationality, disability, ethnic or social background. We are committed to equal opportunities and inclusion.
For data protection reasons, we only accept applications via our application portal. The contact details provided below are intended solely for inquiries.
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Data protection information
The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.