Project Assistant (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin AG HPSRI DM.87.25

Fachgebiet
Allgemeinmedizin

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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Dauer der Anstellung
Befristet

Bewerbungsfrist
23.05.2025

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Jobcode
4742

Entgeltgruppe
E9b

Arbeiten an der Charité

In unserer AG Health Policy and Systems Research and Innovation (HPSRI) am Institut für Allgemeinmedizin erwartet Sie eine vielseitige und interessante Tätigkeit auf dem Gebiet der hausärztlichen Versorgungsforschung und Versorgungsgestaltung. Im Rahmen eines Forschungsprojekts, finanziert von dem Innovationsfond des Gemeinsamen Bundesausschusses, benötigen wir Ihre administrative und koordinative Unterstützung. Wir sind ein aufgeschlossenes, interprofessionelles Team, das sich darauf freut, Sie willkommen heißen zu dürfen.

Die Stelle im Überblick

Eigenverantwortliche Bürokoordination
Sie sind zuständig für die Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe
Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts zur Vorlage an die Projektleitung und für die Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
Sie unterstützen die Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben und verwalten die Funktionspostfächer des Projekts
Sie sind zuständig für die Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen inkl. Vorbereitung von Rundschreiben
Sie übernehmen die Entgegennahme, Klassifizierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen von Hausärztinnen/ Hausärzten und Patientinnen/ Patienten
Sie sind verantwortlich für die Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Bearbeitung und Prüfung von Lieferscheinen/ Rechnungen)
Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
Sie organisieren Meetings und bereiten diese nach
Sie planen, koordinieren und führen Veranstaltungen durch (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)

Danach suchen wir

Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin/ Betriebswirt, Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen, Studium der Verwaltungswissenschaften)
Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Forschungsverwaltung sind wünschenswert
Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität aus und bringen die Bereitschaft mit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten
Sie verfügen über eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
Sie sind bereit, das Forschungsprojekt am Telefon/ via E-mail zu repräsentieren
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 19,25 Stunden vorgesehen
Die Position ist bis zum 30.09.2027 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Die Bewerbungsfrist endet am: 23.05.2025
Kennziffer: 4742

Application

Everyone is welcome at the Charité, regardless of age, religion, gender, gender identity, sexual orientation, nationality, disability, ethnic or social background. We are committed to equal opportunities and inclusion.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

PD Dr. Lorena Dini
lorena.dini@charite.de

030 450 514 229

Benefits and services

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Frequently asked questions

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

More information

Data protection information

The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.

Additional information

Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.