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Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) Veranstaltungsservice

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Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) Veranstaltungsservice

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Work time
part-time

Start date
01.11.2024

Employment period
unlimited

Application deadline
11.10.2024

Deployment location Charité
Campus Benjamin Franklin, Steglitz; Campus Virchow-Klinikum, Wedding; Campus Charité Mitte

Jobcode
3711

Salary group
E9b

 

Arbeiten an der Charité

Der Veranstaltungsservice betreut alle zentral verwalteten Räume des Geschäftsbereichs Lehre. Unser Team bestehend aus Veranstaltungsservice und Medientechnik ist an den Campi Charité Mitte, Virchow-Klinikum und Benjamin Franklin vertreten. Die zu besetzende Position ist der Leitung des Veranstaltungsservice innerhalb des Prodekanats für Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät der Charité unterstellt. 

 

Die Stelle im Überblick

  • Sie bearbeiten Termin- und Raumanfragen und nehmen Reservierungen im Buchungssystem (Rubin) vor
  • Sie organisieren Terminverschiebungen, Reservierungsänderungen und die Verlegung von Veranstaltungen
  • Sie stimmen alle Terminbelange für die Lehre mit den entsprechenden Abteilungen ab
  • Sie unterstützen die Vergabe und die optimale Auslastung der an der Charité vorhandenen Räume und Zusatzleistungen
  • Sie assistieren der Leitung bei der Wahrnehmung von Sonderaufgaben und strategischen Projekten
  • In Vertretung klären Sie Veranstaltungsanforderungen / Zusatzleistungen wie Medientechnik, Ausstellungs- und Cateringflächen sowie Möblierung mit allen Beteiligten
  • Sie beraten interne und externe Veranstalter bei der Veranstaltungsplanung / - durchführung in den Räumlichkeiten der Charité
  • Sie koordinieren Servicepartner wie Caterer oder das Charité Facility Management
  • Sie erstellen Angebote, Nutzungsverträge, Ablaufpläne und Leistungsbelege 

Danach suchen wir

  • Sie bringen ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt und langjährige Berufserfahrung in den Bereichen Raummanagement / Veranstaltungsservice mit.
  • Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung.
  • Sie sind kommunikationsstark sowie vertriebs-, kunden- und serviceorientiert.
  • Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und verlieren dabei nie den Blick für das Team.
  • Sie verfügen über Organisationstalent, Qualitätsbewusstsein, große Flexibilität und Belastbarkeit.
  • Sie bringen gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook) mit.
  • Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift. 
  • Kenntnisse der Raummanagementsoftware RUBIN sind von Vorteil.

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
  • Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen 

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Beschäftigung ist in Teilzeit bei 29,25 Wochenstunden.
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Julia Burkard
julia.burkard@charite.de 
030 450 678 300

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Data protection information

The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.

Additional information

Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.