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Projektassistenz (d/w/m) Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) DM.99.25
Projektassistenz (d/w/m) Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) DM.99.25
Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
01.07.2025
Dauer der Anstellung
Befristet
Bewerbungsfrist
30.06.2025
Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte
Jobcode
4789
Entgeltgruppe
E9b
Arbeiten an der Charité
Das NUM ist ein auf bundesweite Kooperation ausgerichtetes Netzwerk der 36 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Koordiniert wird dieses Netzwerk durch die Charité – Universitätsmedizin Berlin. Sie hat die Gesamtprojektleitung inne und ist Sitz der Koordinierungsstelle des NUM.
Die Koordinierungsstelle ist der Kern des Netzwerks. Sie plant und steuert dessen Aktivitäten und ist zentraler Ansprechpartner für das gesamte Netzwerk mit dessen jeweiligen Stakeholdern/ Partnern an den Standorten und in den Projekten (Wissenschaftlerinnen/ Wissenschaftler). Zum 01.07.2025 geht das Netzwerk in eine dritte Förderphase über.
Die Stelle im Überblick
- Sie fungieren als persönliche Assistenz der Leitung der Koordinierungsstelle NUM
- Sie unterstützen das Projekteam bei allen anfallenden Themen im Rahmen des NUM, insbesondere bei der Terminorganisation, Büroorganisation (u.a. Erstellung und Pflege der Adressverteiler, Unterstützung bei der Ablagesystematik), Veranstaltungsplanung und –durchführung, Bestellwesen sowie Rechnungsverwaltung
- Sie unterstützen im Personalmanagement des Projekts, insbesondere bei der Personalgewinnung und -administration (z.B. Mitwirkung bei Einstellungsvorgängen, Onboarding neuer Projektmitarbeitenden und Urlaubsplanung)
- Sie sind zuständig für die Kommunikation mit Wissenschaftlerinnen/ Wissenschaftler und den bundesweiten Netzwerkpartnern des NUM
- Sie betreuen Gremiensitzungen inklusive Protokollierung
- Sie sind die zentrale telefonische Ansprechperson im NUM (u.a. Anfragen der Netzwerkpartner)
- Sie arbeiten bei der Verfassung von Berichten mit
- Sie arbeiten beim Monitoring notwendiger Zuarbeiten aus dem Netzwerk inkl. Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung mit
- Sie wirken bei NUM-internen Abfragen und Erhebungen sowie bei der Auswertung und Aufbereitung der Ergebnisse mit
Danach suchen wir
- Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) mit Bezug zu Gesundheits- und/ oder Wissenschaftsmanagement bzw. -administration oder über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie haben mindestens zwei Jahre Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabengebiet; vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
- Erfahrungen im universitären Arbeitsumfeld, in einer Gesundheitseinrichtung, Klinik oder wissenschaftlichen Einrichtung sind vorteilhaft
- Erfahrung in der Projektverwaltung sind vorteilhaft
- Sie zeigen eine hohe Motivation, Lernfähigkeit, Eigenverantwortung und Verlässlichkeit
- Eine strukturierte, ergebnisorientierte und selbstständige Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Maß an Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Teamorientierung zeichnet Sie aus
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und hohes Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab
- Sie verfügen über sehr gute MS Teams und MS Office Kenntnisse
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Stunden vorgesehen
- Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 30.06.2025
- Kennziffer: 4789
Application
Everyone is welcome at the Charité, regardless of age, religion, gender, gender identity, sexual orientation, nationality, disability, ethnic or social background. We are committed to equal opportunities and inclusion.
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Apply nowBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Antonia Klöck
Benefits and services
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Frequently asked questions
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
More information
Data protection information
The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.