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Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m)

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Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m)

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Work time
full-time

Start date
Ab sofort

Employment period
unlimited

Application deadline
11.05.2025

Deployment location Charité
Campus Charité Mitte

Jobcode
4649

Salary group
E8

 

Arbeiten an der Charité

Als Assistenz der Pflegedirektion der Charité sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin mitsamt des Teams und den Führungskräften der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine engagierte, empathische Person, die mit ihrem ausgepägten Organisationsgeschick auch in herausfordernden Situationen den Überblick behält und gekonnt Prioritäten setzt. In unserem innovativen, motivierten und offenen Team bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich im pflegerischen Bereich weiterzuentwickeln. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Stelle im Überblick

  • Selbstständige Korrespondenz zu vielfältigen Themen der Pflegedirektion
  • Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
  • Übernahme von Teilprojekten und Zuarbeit in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion
  • Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)
  • Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen)
  • Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe)
  • Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge)
  • Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
  • Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen
  • Verantwortungsübernahme für die Betreuung der Auszubildenden
  • Pflege des Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes

Danach suchen wir

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
  • Berufserfahrung als Assistenz oder Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
  • Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point)
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
  • Freundliches und sicheres Auftreten
  • Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit 
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten 
  • Eigenständiges und engagiertes Arbeiten im Team mit Diskretion und Loyalität und dem Selbstverständnis als Dienstleistender
  • Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Arbeitszeit beträgt 38,5 Wochenstunden
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 11.05.2025
  • Kennziffer: 4649

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Everyone is welcome at the Charité, regardless of age, religion, gender, gender identity, sexual orientation, nationality, disability, ethnic or social background. We are committed to equal opportunities and inclusion.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Franziska Landgraf 

030 - 450 577122 

sekretariat.pflegedirektion@charite.de 

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