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Administrative Mitarbeitende (d/w/m) Studierendenverwaltung
Administrative Mitarbeitende (d/w/m) Studierendenverwaltung
Arbeitszeit
Vollzeit
Eintrittsdatum
Ab sofort
Dauer der Anstellung
Befristet
Bewerbungsfrist
11.05.2025
Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte
Jobcode
4645
Entgeltgruppe
E9a
Arbeiten an der Charité
Das Referat für Studienangelegenheiten ist die zentrale Anlaufstelle der Charité – Universitätsmedizin Berlin für Studieninteressierte, Studienbewerberinnen und Studienbewerbern sowie immatrikulierte Studierende der Charité und verantwortet alle Fragen der zentralen Studierendenverwaltung. Neben zentralen Services für Studierende umfasst die ausgeschriebene Stelle verschiedenste Assistenzaufgaben für die Referatsleitung.
Die Stelle im Überblick
- Koordination und Vorbereitung von Terminen, Mails/Post und Wiedervorlagen, Überwachung von Fristen
- Aufsetzen von Schriftsätzen zu rechtlichen Problemstellungen mit Studierenden
- Unterstützung und Vorbereitung bei Änderungen der Studien- und Prüfungsordnungen
- Betreuung von Umlaufverfahren relevanter Gremien
- Anpassung von Bescheinigungen und Bescheiden
- Schnittstelle zwischen der Referatsleitung und Studierenden beziehungsweise Mitarbeitenden
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Erfassen von Bedarfen, Auslösen von Bestellungen
- Zuarbeit in Personalangelegenheiten, wie beispielsweise Ausschreibungen, Einstellungsunterlagen, Onboarding, Zeiterfassung, Urlaubspläne
- Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
- Betreuung zentraler Services für Studierende, Unterstützung der Fachabteilungen bei der Erstellung von Bescheinigungen
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung innerhalb des Referats für Studienangelegenheiten
Danach suchen wir
- Gut bis sehr gut abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf wie beispielsweise Rechtanwaltsfachangestellte, Kauffrau Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbare Berufserfahrung
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung
- Sie haben Erfahrung in der Büroorganisation und sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Power Point) und können sich problemlos in hausinterne IT-Systeme einarbeiten
- Im Idealfall haben Sie Kenntnisse hochschulrechtlicher Vorschriften und Verwaltungsabläufe sowie Erfahrungen im universitären Ablauf
- Sie können Schriftstücke in sehr gutem Deutsch formulieren
- Englischkenntnisse in Schrift und Sprache sind wünschenswert
- Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, sind belastbar und bleiben auch unter Stressbedingungen freundlich und zuverlässig
- Sie sind diskret und loyal, haben Erfahrung mit Publikumsverkehr und Freude am Umgang mit Menschen
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Stunden möglich.
- Die Stelle ist auf 2 Jahre zur Vertretung gem. TzBfG § 14 Abs. 1 befristet
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 11.05.2025
- Kennziffer: 4645
Application
Everyone is welcome at the Charité, regardless of age, religion, gender, gender identity, sexual orientation, nationality, disability, ethnic or social background. We are committed to equal opportunities and inclusion.
Apply using our online tool and become part of the Charité.
Apply nowBei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Benefits and services
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Frequently asked questions
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
More information
Data protection information
The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.