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Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors
Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors
Arbeitszeit
Vollzeit, Teilzeit
Eintrittsdatum
ab sofort
Dauer der Anstellung
Unbefristet
Bewerbungsfrist
15.01.2025
Einsatzort Charité
BIH Berlin Mitte
Jobcode
4079
Entgeltgruppe
E8
Unternehmensbeschreibung
Die Mission des Berlin Institute of Health in der Charité (BIH) ist die medizinische Translation: Erkenntnisse aus der biomedizinischen Forschung werden in neue Ansätze zur personalisierten Vorhersage, Prävention, Diagnostik und Therapie übertragen, umgekehrt führen Beobachtungen im klinischen Alltag zu neuen Forschungsideen. Ziel ist es, einen relevanten medizinischen Nutzen für Patient*innen und Bürger*innen zu erreichen. Seit 2021 ist das BIH als dritte Säule in die Charité integriert, als Translationsforschungsbereich der Charité.
Wir suchen für das Direktorium zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors in Voll- oder Teilzeit (min. 35h/Woche)
Als Assistent*in (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors unterstützen Sie in einem engagierten Team bestmöglich in der täglich anfallenden Arbeitsorganisation und bei administrativen Tätigkeiten. Neben der Pflege des Kalenders, allgemeinen Büromanagementaufgaben und der Organisation verschiedener Termine sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Organisation und mit externen Stakeholdern.
Das erwartet Sie
- Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für das Direktorium, wie bspw.:
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (postalisch, elektronisch und mündlich, teilweise in Englisch)
- Dienstreiseorganisation
- Organisatorische Vorbereitung in Absprache mit den persönlichen Referent*innen
- Erfassung, Weiterverarbeitung, Strukturierung und Pflege direktoriumsrelevanter Informationen
- Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen
- Koordination und Nachverfolgung von Unterschriftenläufen
- Anfertigung und Kontrolle von Übersetzungen (Deutsch-Englisch)
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, bspw. als Kauffrau /-mann für Büromanagement/ -kommunikation, Fremdsprachenkorrespondent*in oder einem vergleichbaren Bereich
- Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Sekretariat
- Umfassende Kenntnisse in der Termin- und Veranstaltungsorganisation sowie der Aufbereitung und Gestaltung von Veranstaltungsmaterialien (z.B. Einladungen, Präsentationen)
- Kenntnisse in der Reiseplanung, im Reisekostenrecht und im Haushaltsrecht von Vorteil
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
- Serviceorientierte, proaktive Arbeitsweise, hohe Teamfähigkeit und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten
- Diskretion, Loyalität und hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
Das bieten wir Ihnen
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut
- Sehr gut erreichbarer und attraktiver Arbeitsplatz am Spreepalais am Dom, Anna-Louisa-Karsch-Str. 2, 10178 Berlin
- Entgeltgruppe E08 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus der Berufserfahrung. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Sonder- oder Zusatzzahlungen angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Zusätzliche im öffentlichen Dienst übliche Leistungen (u.a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen)
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche)
- Diverse Unterstützungsangebote um Berufsleben und Familie zu vereinbaren (Kinderbetreuung, Kooperation mit voiio)
- Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Mobiles Bürgeramt vor Ort
- Corporate Benefits (Reisen, Freizeit, Shopping uvm.), Charité Gympass, Fahrradleasing oder –abo (JobRad, mylo)
Wir leben Vielfalt!
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung besonders berücksichtigt.
Wir sind davon überzeugt, dass vielfältige Teams, die ein breites Spektrum an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen repräsentieren, unsere Forschung und Arbeit bereichern.
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Bewerbungsformular mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen (wie Arbeitgeberzeugnisse, Abschlusszeugnisse etc.) bis zum 15.01.2025 unter Angabe der Kennziffer 4079 ein.
Hinweis: Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Abschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt werden. Wir weisen auf die eventuelle Notwendigkeit der Ausstellung einer Zeugnisbewertung der ZAB hin. Mehr Informationen finden Sie hier.
Einstellungsvoraussetzung für nach 1970 Geborene ist der Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung.
Nähere Informationen zum BIH finden Sie hier.
Application
Apply using our online tool and become part of the Charité.
Apply nowAnsprechperson
Für fachliche Rückfragen zur Stellenausschreibung steht Ihnen Frau Julia Engel (E-Mail: admindir@bih-charite.de) gerne zur Verfügung.
Benefits and services
Faire Löhne und Arbeitskonditionen
An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.
Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar
Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.
Leben und Arbeiten in Berlin
Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.
Frequently asked questions
Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.
Wie werde ich vergütet?
Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.
Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?
Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.
More information
Data protection information
The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.