Assistentin / Assistent der Bereichsleitung (d/w/m) Geschäftsbereich Finanzen
Work time
part-time
Start date
Ab sofort
Employment period
unlimited
Application deadline
31.01.2025
Deployment location Charité
Campus Charité Mitte
Jobcode
4062
Salary group
E9a
Arbeiten an der Charité
Unser Finanz-Team sucht Unterstützung! Wenn Sie Spaß an administrativen Abläufen haben und kommunikativ sind, dann suchen wir genau Sie! Die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden, guter Informationsfluss und ein guter Auftritt nach außen ist uns sehr wichtig. Sie begleiten die Kolleg*innen beim Onboarding, in ihrem Arbeitsalltag, begleiten Zufriedenheitsbefragungen und treiben das Thema Kommunikation via Social Media voran. Wir sind ein dynamisches und engagiertes Team. Wir haben junge Mitarbeitende aber auch Mitarbeitende, die bereits viele Jahre der Charité treu sind und das hat auch einen Grund - wir sind ein tolles Team und ein tolles Unternehmen! Sie arbeiten im Team des Leitungsbüros des GB Finanzen am modernen Digitalisierungsstandort der Charité in Berlin Mitte bei einem der größten Arbeitgeber Berlins. Mobiles Arbeiten ist möglich, so dass der Job eine hohe Flexibilität bietet.
Die Stelle im Überblick
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Sie sind erste Ansprechperson von Mitarbeitenden zu Themen rund um den Arbeitsplatz (z. B. Krankheit, Urlaubsplanung, sonstige Fragestellungen an der Schnittstelle zur Personalabteilung, u. ä.).
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Sie begleiten den Bewerbungs- und Einstellungsprozess (z. B. Einstellungs-Checkliste, Sicherstellung der Arbeitsplatzausstattung, Verwaltung der Bewerbungsverfahren in HR Puls, Vorbereitung von Stellenausschreibungen bzw. Unterstützung bei der Formulierung von Stellenausschreibungen, Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen).
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Sie stellen sicher, dass das On- und Off-Boarding der Mitarbeitenden im Geschäftsbereich reibungslos abläuft. Hierzu gehört die eigenständige Ausarbeitung von On-Boarding-Material für den Geschäftsbereich für verschiedene Adressatengruppen.
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Sie betreuen Auszubildende, duale Studierende, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Trainees im Geschäftsbereich Finanzen (Erstellung von Einsatzplänen, regelmäßiger Austausch, Begleitung von Feedbackgesprächen, etc.).
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Sie bauen einen internen und externen Social Media-Auftritt des Geschäftsbereichs auf und verbessern damit die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Geschäftsbereichs.
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Sie übernehmen die Vorbereitung, Begleitung und Auswertung von Zufriedenheitsbefragungen.
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Bei Abwesenheit im Sekretariat übernehmen Sie Vertretungsaufgaben in diesem Bereich (z. B. Terminkoordination, Betreuung des Email-Postfachs).
Danach suchen wir
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung im Bereich Finanzen oder Personal
- Durchsetzungsstärke
- Hohe Belastbarkeit
- Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeit
- Sehr gute EDV und MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und Powerpoint
- Hohes Maß an Kommunikationsstärke, ein freundlicher und offener Umgang mit Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnerinnen und -partnern
- Engagement, Organisationstalent und Teamfähigkeit sowie selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Entschlossenheit, Teamgeist, Flexibilität, Sorgfalt und Toleranz
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 20 bis 25 Stunden möglich. Geben Sie bitte an, wie viele Stunden Sie pro Woche arbeiten möchten.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
- Die Bewerbungsfrist endet am: 31.01.2025
- Kennziffer: 4062
Application
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Andrea Wolff
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The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.
Additional information
Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.