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Kommunikations- und Projektassistenz (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin DM.201.24

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Kommunikations- und Projektassistenz (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin DM.201.24

Specialty
General medicine

Charite Kampagne 1350x900 21 Lehre 4
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Work time
part-time

Start date
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Employment period
limited

Application deadline
31.10.2024

Deployment location Charité
Campus Charité Mitte

Jobcode
3803

Salary group
E9b

 

Arbeiten an der Charité

In unserer AG Health Policy and Systems Research and Innovation (HPSRI) am Institut für Allgemeinmedizin erwartet Sie eine vielseitige und interessante Tätigkeit auf dem Gebiet der hausärztlichen Versorgungsforschung und Versorgungsgestaltung. Im Rahmen eines Forschungsprojekts, finanziert von dem Innovationsfond des Gemeinsamen Bundesausschusses, benötigen wir Ihre administrative und koordinative Unterstützung. Wir sind ein aufgeschlossenes, interprofessionelles Team, das sich darauf freut, Sie willkommen heißen zu dürfen.

 

Die Stelle im Überblick

  • Eigenverantwortliche Bürokoordination 
  • Organisation und Nachbereitung von Meetings
  • Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)
  • Unterstützung der Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben 
  • Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und   Prüfung von Rechnungen)
  • Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
  • Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe mithilfe des elektronischen Bestellsystems
  • Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts (Bestelllisten) zur Vorlage an die Projektleitung
  • Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
  • Koordination von Bewerbungsverfahren (HR Puls) und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender 
  • Verwaltung der Funktionspostfächer des Projekts und Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen
  • Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen

Danach suchen wir

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin/ Betriebswirt Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen), alternativ: Journalistin/ Journalist, Kommunikationswissenschaftlerin/ -wissenschaftler oder Mediengestalterin/ Mediengestalter
  • Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Projektarbeit und im Veranstaltungsmanagement sind wünschenswert
  • Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) sowie TYPO3-Kenntnisse bzw. Bereitschaft, diese zu erwerben
  • Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
  • Sie verfügen über gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
  • Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität sowie durch sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit aus
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 19,5 Stunden
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Position ist befristet bis zum: 30.09.2027
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 31.10.2024
  • Kennziffer: 3803

Application

 

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

martha.koppelow@charite.de

Tel.: 030 450 514 779

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The Charité would like to point out that personal data is stored and processed at various locations at the Charité premises (e.g. specialty department, personnel representatives, HR department) as part of and for the purposes of the application process. Furthermore, the data may be transferred or processed within the group and to external bodies (e.g. authorities) to protect legitimate interests. By submitting your application, you agree to our data protection policy and terms of use for application procedures, which you can find here.

Additional information

Charité – Universitätsmedizin Berlin makes its personnel decisions based on suitability, ability and professional performance. The Charité aims to increase the proportion of women in management positions and therefore strongly encourages women to apply. Women with equivalent qualifications will be given priority within the scope of legal possibilities. Applications from people with a migration background who meet the recruitment requirements are expressly encouraged. Severely disabled applicants with equal qualifications will be given preference. A police good-conduct certificate, in some cases an extended good-conduct certificate, is required at the time of recruitment. Unfortunately, application documents can be returned only if a sufficiently stamped envelope is enclosed. Any incurred travel expenses cannot be reimbursed.