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Verwaltungsassistenz (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin

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Verwaltungsassistenz (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin

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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
ab sofort

Dauer der Anstellung
Befristet

Bewerbungsfrist
22.03.2024

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Kennziffer
2770

Entgeltgruppe
E9b

 

Arbeiten an der Charité

Die Charité wurde erneut zum besten Krankenhaus Deutschlands gewählt, weil unsere Mitarbeitenden jeden Tag einen hervorragenden Job machen – sowohl in der Krankenversorgung als auch in der Forschung, Lehre und Verwaltung. Patientinnen und Patienten aus aller Welt vertrauen auf die Expertise unseres Kollegiums sowie auf modernste Diagnostik und Behandlungsmethoden.
 
Weil Sie den Unterschied machen
 
Die Aufgaben in Forschung (Versorgungsforschung) und Lehre (Masterplan 2020)  wachsen stetig am Institut für Allgemeinmedizin am Charité Campus Mitte. Für die Unterstützung der Institutsleitung und des agilen Teams suchen wir Sie (m/w/d). Sie sind bereit, ein hohes Maß an Eigenverantwortung zu übernehmen und die Institutsleitung in verschiedensten Managementaufgaben sowie das gesamte Team bei der Organisation des Lehrangebots aktiv zu unterstützen. Sie denken strukturiert, haben Freude am Umgang mit Menschen, aber auch einen Sinn für Zahlen. Die Bereitschaft die Arbeitszeit zu erhöhen ist ausdrücklich erwünscht. Eine Arbeitszeiterhöhung auf 32 Stunden ist noch für 2024 geplant.

Die Stelle im Überblick

  • Institutsmanagement und eigenverantwortliche Bürokoordination 
  • Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)
  • Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben im Rahmen von Lehre und Forschung (z.B. zeitliche Planung der Lehrveranstaltungen und Praktika des Instituts)
  • Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe (nicht kaufmännische Freigabe))
  • Fungieren als Ansprechperson für Bestellende der Forschungsgruppen
  • Budgetverwaltung (Sach- und Personalkosten Haushalt) 
  • Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten zusammen mit den Projektleitungen, vor allem im Bezug auf die Personalplanung
  • Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen im Haushalt und Drittmittelbereich)
  • Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
  • Selbstständige Korrespondenz zu Lehr- und allgemeinen Institutsanfragen

Danach suchen wir

  • Fachhochschulstudium oder abgeschlossene Ausbildung mit Berufserfahrung, bevorzugt mit kaufmännischem Schwerpunkt
  • Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
  • TYPO3-Kenntnisse wünschenswert
  • Befähigung zu eigenverantwortlichem, eigenständigem und kommunikativem Arbeiten
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
  • Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit
  • Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit 
  • Eigeninitiative und Freude am Arbeiten im Team

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
  • Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Arbeitszeit ist in Teilzeit von 25 bis zu 32 Stunden möglich.
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 22.03.2024
  • Kennziffer: 2770

Ihre Bewerbung

 

Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung an:

allgemein.medizin@charite.de

 

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Wir bieten Eltern Schichtmodelle an, die zu ihrem Leben passen und kooperieren mit Kitas sowie dem dem Familienportal Voiio, das u. a. Nachhilfeangebote listet.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.