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Chefsekretärin / Direktionsassistentin oder Chefsekretär / Direktionsassistent (d/w/m) am DHZC

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Chefsekretärin / Direktionsassistentin oder Chefsekretär / Direktionsassistent (d/w/m) am DHZC

Fachgebiet
Allgemeinmedizin, Innere Medizin, Kardiologie, Pneumologie, Thoraxchirurgie, Transplantationsmedizin, Herzchirurgie

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Arbeitszeit
Vollzeit

A2 Eintrittsdatum
Ab sofort

Dauer der Anstellung
Unbefristet

A1 Bewerbungsfrist
23.12.2023

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Kennziffer
2265

C Entgeltgruppe
E7

 

Arbeiten am DHZC

Am 1. Januar 2023 haben die Charité – Universitätsmedizin Berlin und das Deutsche Herzzentrum Berlin – Stiftung des bürgerlichen Rechts (DHZB) ihre herzmedizinischen Einrichtungen zum Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) zusammengeschlossen. Das DHZC ist an den drei klinischen Campi der Charité am Campus Virchow-Klinikum, am Campus Charité Mitte sowie am Campus Benjamin Franklin verortet. Es umfasst insgesamt acht Kliniken und Institute mit rund 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und verfügt über rund 470 Betten. Damit ist es eines der größten Herzzentren Deutschlands. 

Wir stehen ein. Für jeden Herzschlag.

Die Stelle im Überblick

Als Chefsekretärin / Direktionsassistentin oder Chefsekretär / Direktionsassistent (d/w/m) stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit der Klinikdirektion, den Ärztinnen und Ärzten sowie dem Klinikmanagement und unterstützen in allen organisatorischen Angelegenheiten, sorgen für reibungslose Abläufe und Prozessoptimierung. Dazu zählt konkret die

  • Organisation des Sekretariats der Klinikdirektion sowie die Korrespondenz der Klinikdirektion und der entsprechenden Stellvertretung in deutscher und englischer Sprache
  • Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen
  • Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
  • Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen, die inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen/Besprechungen sowie der Empfang von Gästen
  • Rechnungsprüfung und -freigabe
  • Unterstützung des Klinikmanagements bei allen organisatorischen Angelegenheiten
  • Administrative Unterstützung des Personalmanagements
  • Professionelle Kommunikation und Telefondienst in deutscher und englischer Sprache
  • Pflege von Datenbanken für bestimmte kardiologische Eingriffe und Ad hoc-Auswertungen
  • Postbearbeitung und klinikrelevante Weiterleitung.

Danach suchen wir

  • Abgeschlossene Ausbildung als Sekretärin oder Sekretär (d/w/m), Kauffrau oder Kaufmann (d/w/m) für Bürokommunikation oder im Gesundheitswesen oder vergleichbare Ausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung als Chefsekretärin, Chefsekretär (d/w/m) oder Assistenz der Geschäftsführung
  • Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
  • Fundierte PC-Kenntnisse (MS Office)
  • Sehr gute Umgangsformen und ein freundliches Auftreten
  • Hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität
  • Selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise, überdurchschnittliches Organisationsvermögen, stark im Zeitmanagement
  • Zuverlässigkeit, Lern- und Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Gewissenhaftigkeit
  • Flexibilität, Teamfähigkeit und Motivation
  • Kenntnisse der Strukturen im Hochschulbereich wünschenswert
  • Kenntnisse der medizinischen Terminologie wünschenswert

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
  • Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E07 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Arbeitszeit ist mit 39 Wochenstunden vorgesehen.
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 23.12.2023
  • Kennziffer: 2265

Ihre Bewerbung

 

Über unsere Online-Bewerbung können Sie sich schnell und unkompliziert bewerben.

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Bei Rückfragen wenden Sie sich gern an:

Frau Ulrike Günther (Klinikmanagerin)
ulrike.guenther@dhzc-charite.de

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier. 

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Wir bieten Eltern Schichtmodelle an, die zu ihrem Leben passen und kooperieren mit Kitas sowie dem dem Familienportal Voiio, das u. a. Nachhilfeangebote listet.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.