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Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) im Promotionsbüro

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Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) im Promotionsbüro

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Arbeitszeit
Vollzeit

A2 Eintrittsdatum
ab sofort

Dauer der Anstellung
Unbefristet

A1 Bewerbungsfrist
10.12.2023

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer
1168

C Entgeltgruppe
E9b

 

Arbeiten an der Charité

Die Charité wurde erneut zum besten Krankenhaus Deutschlands gewählt, weil unsere Mitarbeitenden jeden Tag einen hervorragenden Job machen – in der Krankenversorgung wie auch in der Forschung, Lehre und Verwaltung. Patientinnen und Patienten aus aller Welt vertrauen auf die Expertise unseres Kollegiums sowie auf modernste Diagnostik und Behandlungsmethoden. 

Das Promotionsbüro im GB Zentrale Fakultätsangelegenheiten (GB ZFA) ist die Geschäftsstelle der Promotionskommission des Fakultätsrates und sorgt für die rechtssichere Bearbeitung von Promotionsvorgängen. Von der Registrierung eines Promotionsprojektes über die Begutachtung der Dissertation und der Ablegung der mündlichen Prüfung bis zur Übergabe der Urkunde ist das Promotionsbüro Dienstleister und Ansprechpartner für Promovierende und ihre betreuenden Personen. Das Promotionsbüro arbeitet dabei eng mit anderen Büros des GB ZFA zusammen, insbesondere der Koordinierungsstelle der Promotionsumgebung und der Geschäftsstelle Gute Wissenschaftliche Praxis.

Die Stelle im Überblick

  • Sachbearbeitung und Begleitung von Promotionsvorgängen an der Charité – von der Registrierung bis zur Urkundenverleihung – einschließlich Pflege der verwendeten SharePoint-Datenbank
  • Vor- und Nachbereitung der Sitzung der Promotionskommission und ihrer Ausschüsse sowie Unterstützung des Kommissionsvorsitzenden bei den laufenden Geschäften 
  • Terminorganisation (z. B. Sitzungen der Promotionskommission und ihrer Ausschüsse, Disputationen, persönliche Termine mit Antragstellenden)
  • Unterstützung bei der Organisation von Festakten (Feierliche Urkundenverleihung)
  • Korrespondenz mit Promovierenden, Betreuenden, Gutachtern, Prüfern und Fachvertretern
  • Erstellen von Promotionsurkunden und Bescheiden
  • Unterstützung bei der Erstellung von statistischen Abfragen
  • Im Bedarfsfall entsprechende Unterstützung im Büro für Habilitationen und die Verleihung der Würde einer außerplanmäßigen Professorin/eines außerplanmäßigen Professors

Danach suchen wir

  • Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbar Verwaltungserfahrung, vorzugsweise an einer Universität
  • Sehr gute Kenntnisse der administrativen Prozesse und der Strukturen innerhalb der Charité oder einer vergleichbaren universitären Institution
  • Sehr gute Kenntnisse von MS Office 365 (vorrangig: Word, Outlook, PowerPoint, Excel, erwünscht: Sharepoint, Teams)
  • Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
  • Ausgeprägte Sozialkompetenz sowie Zielorientierung Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Belastbarkeit, Loyalität, Flexibilität und selbständiger Arbeitsstil
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete

Vorteile an der Charité

  • Eine lockere, aber hoch professionelle Zusammenarbeit in einem familiären, motivierten, interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Multikulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte in den Bereichen Shopping, Reisen, Sport
  • Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
  • Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf; wir sind ein zertifiziertes Familienunternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen 
  • Berücksichtigung von Dienstplanwünschen

Wichtige Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe 9b TVöD VKA - K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Arbeitszeit ist in Vollzeit 39 Wochenstunden
  • multikulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit sehr netten Kolleginnen und Kollegen.
  • weite umfassende Fort- und Weiterbildungsprogramme.
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 10.12.2023
  • Kennziffer: 1168

Ihre Bewerbung

 

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung an:

daniel.gruschke@charite.de

 

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Wir bieten Eltern Schichtmodelle an, die zu ihrem Leben passen und kooperieren mit Kitas sowie dem dem Familienportal Voiio, das u. a. Nachhilfeangebote listet.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.